Kako do svojega denarja?
Plačilna disciplina pir nas je dandanes bolj "na psu". Neplačevanje računov v dogovorjenih plačilnih rokih je postalo nekaj povsem običajnega. Kaj storiti v takšnem primeru? Kako ukrepati? Ukrepamo lahko na več načinov. Formul za izterjavo dolga je sicer kar nekaj, a uspešnih jih je med njimi zelo malo.
Prvi pogoj za učinkovito in uspešno izterjavo je na eni strani natančno vodenje evidenc, na drugi pa ustrezen seznam ukrepov in dolžnikovih odgovorov ali drugih dejanj, povezanih z neplačilom dolžnika. Sistem izterjave mora biti usklajen med finančno in prodajno službo. V mnogih podjetij se dogaja, da je komercialist tisti, ki proda, finančnik pa tisti, ki terja. In če dolžniki ne plačajo, je odgovoren finančnik in ne komercialist, ki je prodal nesolventnemu kupcu. Zato je treba pred prodajo in izterjavo dolga poznati pravila in okoliščine posla ter odgovornosti posameznih služb.
Opominjanje in dopisi
Marsikatera podjetja se s svojimi terjatvami pretirano ne ukvarjajo. Po pretečeni valuti dolžnikom pošljejo opomin z že preverjenim besedilom in zanje naj bi bila zadeva izterjave zaključena. Drugi pošiljajo neprestano enake opomine z isto vsebino, ki jih dolžniki ne jemljejo več resno. Tretji pa izterjavo prepuščajo za to pristojnim strokovnim službam, kar pa pomeni velike dodatne stroške in počasen obrat kapitala.
Pri pošiljanju pisnih opominov moramo posvetiti veliko pozornosti besedilu, saj bomo morali verjetno na isti naslov opomin poslati še večkrat, da bomo prišli do svojega zasluženega denarja. Vsebina vsakega opomina naj se stopnjuje po resnosti in dopolnjuje po potrebi. Prav tako se pri nadaljnjem pošiljanju opominov stopnjuje ostrina besedila.
Pisni opomin naj bo:
-
napisan v izvirniku na dolžnika,
-
osebno podpisan od odgovorne osebe,
-
poslan priporočeno (lahko tudi s povratnico) ali ekspresno,
-
naslovljen na konkretno osebo (vodjo financ, računovodjo, direktorja prihranimo za kasneje),
-
vsebinsko podprt s podatki brez nepotrebnega uvoda,
-
v opominu ne grozimo,
-
opomin pošljemo prvi dan po zapadlosti valute.
Tudi dopis na odgovorno osebo se v določeni meri stopnjuje, vendar je še vedno vljuden. Način pošiljanja in resnost ter ostrost vsebine dopisa stopnjujemo po potrebi.
Telefonska podpora izterjave dolgov
Če želimo učinkovito izterjavo dolgov, je izredno pomembno, da so opomini in dopisi podprti s telefonskimi klici na iste naslove, kamor je bil poslan opomin oziroma dopis. Pomembno je, da imamo v podjetju ljudi, ki se ukvarjajo samo z telefonsko izterjavo. Rezultati so seveda odvisni od priprave na delo in motivacije oseb, ki izterjujejo po telefonu. Vsakodnevno ukvarjanje z izterjavo, usklajenost pisnih opominov s telefonskimi klici, dober telefonski scenarij, pošteno nagrajevanje glavnih akterjev posla - to je le nekaj pomembnih dejavnikov, ki prinašajo dobre rezultate. Pri strokovnem uvajanju uspešne telefonske izterjave sta potrebna potrpljenje in taktika. To je proces, ki zahteva stalno delo na tem področju.
Telefonski razgovor naj bo v naprej pripravljen in o njem naj se vodi evidenco o:
-
datumu in uri telefonskega poziva,
-
ime in priimek ter položaj (delovno mesto) osebe, s katero smo bili v stiku,
-
kratka informacija, ki smo jo prejeli,
-
opombe.
Evidenco o telefonskih razgovorih lahko ob osebnem obisku dolžniku predložimo v vpogled.
Obiski dolžnikov
Obisk pri dolžniku je zadnje dejanje v vrsti dejavnosti, ki smo jih načrtovali z izterjavo dolga. Prvi obisk naj bo napovedan. Če dobimo obljubo, da bodo "takoj" po našem odhodu poravnali dolg, se zahvalimo, vendar ne pozabimo povedati, da se bomo sicer zopet oglasili. Priporočljivo je osebne stike navezati še preden se pojavijo takšni problemi. V kolikor pa so obljube vse, kar dobivamo od naših obiskov, organizirajo sestanek na višji ravni. Potrebno bo pripraviti drugačen predloge o odplačilu dolgov: postopno odplačevanje, garancijske izjave ipd.
Zadnji opomin in opomin pred tožbo
Zadnji opomin je vljudno dejanje upnika, s katerim dolžnika poziva, naj plača zapadli dolžni znesek. Preden se resnično določimo, da bomo določene zapadle terjatve le prepustili pravnim službam in sodišču, pošljimo še zadnje opozorilo in zadnji možni rok za plačilo obveznosti. Z opominom pred tožbo pozivamo dolžnika, naj plača zapadli dolžni znesek brez dodatnih sodnih stroškov.
Izterjava dolgov preko agencij
Danes najdemo veliko posebnih izterjevalnih agencij. Če gre za izterjavo v okviru svetovalne dejavnosti, potem je to še sprejemljivo in priporočljivo, drugače pa ne. Izterjevalne agencije običajno uporabijo bolj "trde variante" izterjave. Dolžnikom lahko namreč tudi grozijo na vse mogoče načine. Vodstvo podjetja se mora zavedati, da mora poslovno politiko, in del te je tudi izterjava dolgov, držati v svojih rokah.
Pravni postopki
V normalnih razmerah bi bilo z izterjavo manj težav. Dolžniki bi vedeli, da jim s sodnim postopkom grozijo večje težave in stroški ter verjetno tudi nepopravljiva škoda. Sodni postopki pa so v sedanjem času tudi zelo zamudni.
Vir: Revija Podjetnik, junij 2008 - Izterjate dolgove, Lidija Robnik
