Veliko dela, pa nobenega učinka
Če ste kot večina poslovnežev, potem tudi vi nikoli nimate dovolj časa za vse tisto, kar bi radi postorili v enem dnevu. Morda pa sodite v gručo tistih, ki veliko delajo (morda kar 24ur/7 dni tedensko), pa kljub temu ne uspete narediti vseh nalog, ki ste si jih zadali. Včasih je zadoščala kakšna urica ali dve več na dan, pa ste prišli zopet na »zeleno vejo«. Danes pa tudi z delom ob sobotah in nedeljah, ne morete več nadoknaditi zaostanka in vam na delovni mizi ostajajo kupi še nedotaknjenih projektov in nalog, na računalniku pa poln poštni predal še neprebranih elektronskih sporočil. Morda pa se problem skriva drugje in ni težava v »preveliki količini« dela, pač pa v vaši produktivnosti, v vaši efektivi. Veliko dela za prazen nič, bi rekli!
Če je temu tako, si poglejte nekaj začetnih znakov, ki nakazujejo na slabo produktivnost in so »luknje« v vašem, sicer marljivem, delovniku. Poskusite se jih otresti z napotki, ki sledijo.
1. Ne veste, česa bi se najprej lotili! Če imate na ducat stvari, ki jih morate končati v enem dnevu, se je dejansko težko odločiti, česa bi se lotili najprej. Prva napaka je že, če se najprej lotevate stvari, ki so vam bolj pri srcu od drugih. Zato si zjutraj vzemite 10 do 15 minut časa in si organizirajte svoj dan. Naredite si urnik in delo razvrstite v vrstni red po pomembnosti in ne po priljubljenosti ali času, ki ga boste potrebovali zanj!
2. Naložite si več, kot lahko prenesete! Ko imate »na grbi«neko zakomplicirano in kompleksno delo, je prva stvar, ki jo verjetno naredite: zavlačevanje! Nikakor se je ne morete lotiti! Rešitev je v razdelitvi ene večje naloge, na več manjših opravil. Na list papirja si zapišite po točkah, kaj vse morate storiti, da bo delo opravljeno v celoti, in ga postopoma opravljajte po manjših enotah.
3. Delate ob napačnem času! Vsakdo ima svoj najljubši dan v tednu in svoj najljubši ter najbolj produktiven čas v dnevu. Najbolj pogost odgovor ankete, opravljene med menedžerji in poslovodji o priljubljenosti dneva v tednu, je bil torek, kar z 57 % glasov. Daleč zadaj je bil odgovor ponedeljek, z le 12 % odgovorov. Zato si najtežje naloge in tiste obveznosti, ki od vas zahtevajo najvišjo koncentracijo, organizirajte v tistem času dneva in tisti dan v tednu, ko se počutite najbolj produktivni.
4. Vaš elektronski predal je pravi »smetnjak«. Prejemate na kupe nepotrebne elektronske pošte in jo kar tako, za vsak slučaj, hranite v vašem inboxu. In tudi sami pošiljate na desetine e-mailov svojim kolegom, prijateljem, domačim. Več e-amilov boste poslali, več jih boste tudi prejemali. Učinek bumeranga! Če je to dobro ali ne, presodite sami, ko se v vašem elektronskem predalu nabere preko tisoč neprebranih sporočil! Rešitev je preprosta. Tedensko urejajte svoj elektronski predal, nepotrebno pošto izbrišite, pomembno pošto si shranjujte v neko posebno mapo. Zapomnite pa si tudi, da sta včasih »stari dobri telefon« in osebna komunikacija, ustreznejša za prenos nekaterih informacij in podatkov.
5. Vrata vaše pisarne so vedno odprta! Že prav, da ste družabni in da ste vedno na voljo svojim sodelavcem. Vendar kljub vsemu boste več dela opravili, če boste imeli mir in vas zvoki ter drugi šumi s hodnika in pisarn vaših kolegov, ne bodo motili pri delu.
6. Sedite pri miru po več ur! Zadnje pol ure, le še sedite za delovno mizo in buljite v ekran vašega računalnika! Pojdite na kratek sprehod, pojdite do stranišča, v čajno kuhinjo, privoščite si kozarec vode! Med delom si vedno privoščite več kratkih oddihov, ki razbijejo monotonost in vam povrnejo energijo!
7. Izbirajte prave trenutke za vsako delo! Ko končujete neko pomembno delo in ste skoraj že pri koncu, vas zmoti telefonski klic, ki vas popolnoma odvrne od vašega dela. Ali pa prejmete e-mail, na katerega morate »nujno« odgovoriti! Ali pa vas službeni kolega (ki itak nima nobenega dela) povabi na kavico!? Kako boste reagirali? Občasno ni nič narobe, da ne dvignete telefonske slušalke, da takoj ne odgovorite na prejeti e-mail, da zavrnete povabilo na kavo! Vse ob pravem času!
Predvsem pa bodite realistični in si priznajte, da niste noben »super junak«, ki lahko dela več stvari hkrati in to sto odstotno zbrano ter kvalitetno. Vsi imamo svoje skrajne meje, naj vas delo ne pahne čez rob!
Urška Č.
Povzeto po ww.msn.com, CareerBuilder.com - 7 Signs of Poor Productivity, By Robert Half International
Če je temu tako, si poglejte nekaj začetnih znakov, ki nakazujejo na slabo produktivnost in so »luknje« v vašem, sicer marljivem, delovniku. Poskusite se jih otresti z napotki, ki sledijo.
1. Ne veste, česa bi se najprej lotili! Če imate na ducat stvari, ki jih morate končati v enem dnevu, se je dejansko težko odločiti, česa bi se lotili najprej. Prva napaka je že, če se najprej lotevate stvari, ki so vam bolj pri srcu od drugih. Zato si zjutraj vzemite 10 do 15 minut časa in si organizirajte svoj dan. Naredite si urnik in delo razvrstite v vrstni red po pomembnosti in ne po priljubljenosti ali času, ki ga boste potrebovali zanj!
2. Naložite si več, kot lahko prenesete! Ko imate »na grbi«neko zakomplicirano in kompleksno delo, je prva stvar, ki jo verjetno naredite: zavlačevanje! Nikakor se je ne morete lotiti! Rešitev je v razdelitvi ene večje naloge, na več manjših opravil. Na list papirja si zapišite po točkah, kaj vse morate storiti, da bo delo opravljeno v celoti, in ga postopoma opravljajte po manjših enotah.
3. Delate ob napačnem času! Vsakdo ima svoj najljubši dan v tednu in svoj najljubši ter najbolj produktiven čas v dnevu. Najbolj pogost odgovor ankete, opravljene med menedžerji in poslovodji o priljubljenosti dneva v tednu, je bil torek, kar z 57 % glasov. Daleč zadaj je bil odgovor ponedeljek, z le 12 % odgovorov. Zato si najtežje naloge in tiste obveznosti, ki od vas zahtevajo najvišjo koncentracijo, organizirajte v tistem času dneva in tisti dan v tednu, ko se počutite najbolj produktivni.
4. Vaš elektronski predal je pravi »smetnjak«. Prejemate na kupe nepotrebne elektronske pošte in jo kar tako, za vsak slučaj, hranite v vašem inboxu. In tudi sami pošiljate na desetine e-mailov svojim kolegom, prijateljem, domačim. Več e-amilov boste poslali, več jih boste tudi prejemali. Učinek bumeranga! Če je to dobro ali ne, presodite sami, ko se v vašem elektronskem predalu nabere preko tisoč neprebranih sporočil! Rešitev je preprosta. Tedensko urejajte svoj elektronski predal, nepotrebno pošto izbrišite, pomembno pošto si shranjujte v neko posebno mapo. Zapomnite pa si tudi, da sta včasih »stari dobri telefon« in osebna komunikacija, ustreznejša za prenos nekaterih informacij in podatkov.
5. Vrata vaše pisarne so vedno odprta! Že prav, da ste družabni in da ste vedno na voljo svojim sodelavcem. Vendar kljub vsemu boste več dela opravili, če boste imeli mir in vas zvoki ter drugi šumi s hodnika in pisarn vaših kolegov, ne bodo motili pri delu.
6. Sedite pri miru po več ur! Zadnje pol ure, le še sedite za delovno mizo in buljite v ekran vašega računalnika! Pojdite na kratek sprehod, pojdite do stranišča, v čajno kuhinjo, privoščite si kozarec vode! Med delom si vedno privoščite več kratkih oddihov, ki razbijejo monotonost in vam povrnejo energijo!
7. Izbirajte prave trenutke za vsako delo! Ko končujete neko pomembno delo in ste skoraj že pri koncu, vas zmoti telefonski klic, ki vas popolnoma odvrne od vašega dela. Ali pa prejmete e-mail, na katerega morate »nujno« odgovoriti! Ali pa vas službeni kolega (ki itak nima nobenega dela) povabi na kavico!? Kako boste reagirali? Občasno ni nič narobe, da ne dvignete telefonske slušalke, da takoj ne odgovorite na prejeti e-mail, da zavrnete povabilo na kavo! Vse ob pravem času!
Predvsem pa bodite realistični in si priznajte, da niste noben »super junak«, ki lahko dela več stvari hkrati in to sto odstotno zbrano ter kvalitetno. Vsi imamo svoje skrajne meje, naj vas delo ne pahne čez rob!
Urška Č.
Povzeto po ww.msn.com, CareerBuilder.com - 7 Signs of Poor Productivity, By Robert Half International
