Zakaj sestanki?
Kaj je sestanek?
Stare opredelitve pravijo, da je sestanek srečanje ljudi, namenjeno razpravljanju ali da je sestanek srečanje, javni zbor ljudi za določen namen. Sodobnejše opredelitve pa pravijo, da je sestanek srečanje skupine ljudi, navadno večje, na katerem o čem razpravljajo, se dogovarjajo, sklepajo.
Našemu pojmovanju in dojemanju sestanka kot dogodka pa je še najbližja opredelitev, da je sestanek zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje in kjer je govorno komuniciranje temeljni način za doseganje teh ciljev. Sestanek je torej ciljno početje, kar ga razlikuje od drugih srečanj ljudi.
Vsekakor naj ima sestanek cilje in naj jih dosega. Če ni tako, je sestanek nekoristen, lahko nadležen. Zato so sestanki brez točno določenih namenov oziroma ciljev, eni tistih srečanj oz. dogodkov, za katere velja, da se jim kaže izogibati ali jih vsaj omejevati, kar se le da.
Prednosti oziroma svetle plati sestankov so:
Informirajo, analizirajo in razrešujejo zadeve, razpravljajo o pogledih, spodbujajo, zmanjšujejo nasprotja, dajejo povratne informacije, prepričujejo, usposabljajo in razvijajo, utrjujejo obstoječe stanje, spodbujajo spreminjanje znanj, veščin in pristopov.
Slabosti oziroma temne plati sestankov pa so:
Zapravljajo čas, zapravljajo denar, terjajo pozornost na račun bolj pomembnih zadev, so ovira napredku in odlagajo ukrepanje, vnašajo delitve in razdore med udeležence, kvarijo moralo udeležencev, izrabljajo jih za govoričenje in nekonstruktivnost, so plodna tla za interesne namene v organizaciji, porajajo zmešnjavo in nered.
Nameni sestankov
Človek sam zmore le malo, ljudje v složnem delovanju pa mnogo. Sestanki naj bodo pot, ki vodi do takšnega delovanja. Zato so sestanki nepogrešljiva sestavina delovanja menedžerjev in sodelavcev v organizaciji. Raziskava, si so jo opravili v nekem računalniškem podjetju kaže, da prebijejo vršni menedžerji povprečno 17 ur tedensko na sestankih in porabijo 6 ur za priprave zanje. To je 38% od 61 ur, kolikor jih povprečno vsak teden prebijejo na delu.
Sestanki imajo lahko najrazličnejše namene:
Sestanek dveh strani. Vpletene strani se sestaneta po vnaprejšnjem dogovoru in ob vnaprej določenem času in kraju, s tem da ena stran pregovori drugo, naj se sestaneta. Lahko pa je to tudi nenačrtovano srečanje, ki ga vpletene strani izrabijo za razgovor o poslovnih zadevah.
Slučajno, neformalno srečanje. Zgodi se ponavadi tako, da oseba na višjem položaju, predlaga nekaj zainteresiranim udeležencem, da bi se sestali z določenim namenom.
Viharjenje uma (ang. brainstorming). Razvije se lahko iz neformalnega srečanja in je lahko zelo uspešno, če gre za snovanje zamisli, ki so po naravi ustvarjalne in ki terjajo medsebojno delovanje več ljudi.
Priložnostni odbor. Nekoliko je podoben slučajnemu srečanju, vendar ima praviloma delovni spored in vnaprej določen čas.
Redni odbor. V to skupino sodijo sestanki z različnimi nazivi: poslovni odbor, upravni odbor itd. Praviloma se formalizirajo, načrtujejo jih vnaprej, imajo trajno nalogo, obravnavajo tekoče posle, sem ter tja pa tudi posebne zadeve.
Formalni sestanek. Ponavadi se ukvarja z rutinskimi in nespornimi zadevami. Takšni sestanki imajo pogosto zadnjo besedo o zadevah, ki jih zasnujejo drugi sestanki.
Predstavitev. Razlikujejo se od sestankov, na katerih imajo vsi člani bolj ali manj enako veljavo. Odnosi med udeleženci na predstavitvi so bolj podobni razmerju med učiteljem in učenci.
Javni sestanek. Pravzaprav niso pravi sestanki, saj sklicatelj praviloma skliče takšen sestanek zato, da bi udeležencem posredoval svoje poglede ali informacije in ne nujno zato, da bi dobil odzive nanje.
Pomembno je zlasti, da sestankov ni mogoče enakovredno nadomestiti z drugimi oblikami sporazumevanja. Sestanek so udeleženci, zato kaže obnašanju udeležencev na sestankih, ki so formalne skupine z omejenim trajanjem, posvetiti posebno pozornost. Sestanek, ki je namenjen urejanju zadev, zagotovo obsega razpravljanje in določanje. Zato naj vodja ali predlagatelj sestanka ve, kako poteka snovanje možnih odločitev, kako kaže voditi razpravo in kako obvladovati nasprotja, spore in druge težave, ki se pogosto pojavljajo na sestankih.
Urška Č.
Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti, Maribor 2004
Stare opredelitve pravijo, da je sestanek srečanje ljudi, namenjeno razpravljanju ali da je sestanek srečanje, javni zbor ljudi za določen namen. Sodobnejše opredelitve pa pravijo, da je sestanek srečanje skupine ljudi, navadno večje, na katerem o čem razpravljajo, se dogovarjajo, sklepajo.
Našemu pojmovanju in dojemanju sestanka kot dogodka pa je še najbližja opredelitev, da je sestanek zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje in kjer je govorno komuniciranje temeljni način za doseganje teh ciljev. Sestanek je torej ciljno početje, kar ga razlikuje od drugih srečanj ljudi.
Vsekakor naj ima sestanek cilje in naj jih dosega. Če ni tako, je sestanek nekoristen, lahko nadležen. Zato so sestanki brez točno določenih namenov oziroma ciljev, eni tistih srečanj oz. dogodkov, za katere velja, da se jim kaže izogibati ali jih vsaj omejevati, kar se le da.
Prednosti oziroma svetle plati sestankov so:
Informirajo, analizirajo in razrešujejo zadeve, razpravljajo o pogledih, spodbujajo, zmanjšujejo nasprotja, dajejo povratne informacije, prepričujejo, usposabljajo in razvijajo, utrjujejo obstoječe stanje, spodbujajo spreminjanje znanj, veščin in pristopov.
Slabosti oziroma temne plati sestankov pa so:
Zapravljajo čas, zapravljajo denar, terjajo pozornost na račun bolj pomembnih zadev, so ovira napredku in odlagajo ukrepanje, vnašajo delitve in razdore med udeležence, kvarijo moralo udeležencev, izrabljajo jih za govoričenje in nekonstruktivnost, so plodna tla za interesne namene v organizaciji, porajajo zmešnjavo in nered.
Nameni sestankov
Človek sam zmore le malo, ljudje v složnem delovanju pa mnogo. Sestanki naj bodo pot, ki vodi do takšnega delovanja. Zato so sestanki nepogrešljiva sestavina delovanja menedžerjev in sodelavcev v organizaciji. Raziskava, si so jo opravili v nekem računalniškem podjetju kaže, da prebijejo vršni menedžerji povprečno 17 ur tedensko na sestankih in porabijo 6 ur za priprave zanje. To je 38% od 61 ur, kolikor jih povprečno vsak teden prebijejo na delu.
Sestanki imajo lahko najrazličnejše namene:
Sestanek dveh strani. Vpletene strani se sestaneta po vnaprejšnjem dogovoru in ob vnaprej določenem času in kraju, s tem da ena stran pregovori drugo, naj se sestaneta. Lahko pa je to tudi nenačrtovano srečanje, ki ga vpletene strani izrabijo za razgovor o poslovnih zadevah.
Slučajno, neformalno srečanje. Zgodi se ponavadi tako, da oseba na višjem položaju, predlaga nekaj zainteresiranim udeležencem, da bi se sestali z določenim namenom.
Viharjenje uma (ang. brainstorming). Razvije se lahko iz neformalnega srečanja in je lahko zelo uspešno, če gre za snovanje zamisli, ki so po naravi ustvarjalne in ki terjajo medsebojno delovanje več ljudi.
Priložnostni odbor. Nekoliko je podoben slučajnemu srečanju, vendar ima praviloma delovni spored in vnaprej določen čas.
Redni odbor. V to skupino sodijo sestanki z različnimi nazivi: poslovni odbor, upravni odbor itd. Praviloma se formalizirajo, načrtujejo jih vnaprej, imajo trajno nalogo, obravnavajo tekoče posle, sem ter tja pa tudi posebne zadeve.
Formalni sestanek. Ponavadi se ukvarja z rutinskimi in nespornimi zadevami. Takšni sestanki imajo pogosto zadnjo besedo o zadevah, ki jih zasnujejo drugi sestanki.
Predstavitev. Razlikujejo se od sestankov, na katerih imajo vsi člani bolj ali manj enako veljavo. Odnosi med udeleženci na predstavitvi so bolj podobni razmerju med učiteljem in učenci.
Javni sestanek. Pravzaprav niso pravi sestanki, saj sklicatelj praviloma skliče takšen sestanek zato, da bi udeležencem posredoval svoje poglede ali informacije in ne nujno zato, da bi dobil odzive nanje.
Pomembno je zlasti, da sestankov ni mogoče enakovredno nadomestiti z drugimi oblikami sporazumevanja. Sestanek so udeleženci, zato kaže obnašanju udeležencev na sestankih, ki so formalne skupine z omejenim trajanjem, posvetiti posebno pozornost. Sestanek, ki je namenjen urejanju zadev, zagotovo obsega razpravljanje in določanje. Zato naj vodja ali predlagatelj sestanka ve, kako poteka snovanje možnih odločitev, kako kaže voditi razpravo in kako obvladovati nasprotja, spore in druge težave, ki se pogosto pojavljajo na sestankih.
Urška Č.
Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti, Maribor 2004
