Sestavine poslovnega komuniciranja
Pošiljatelj in prejemnik
Pošiljatelj je oseba, ki sporočilo snuje in oddaja. Pri tem mora upoštevati temeljna pravila uspešnega komuniciranja:
-
pošiljatelj mora imeti jasno opredeljen cilj, kaj želi sporočiti prejemniku,
-
sporočilo mora biti jasno in razumljivo, da bo prejemnik razumel, kaj mu sporoča pošiljatelj,
-
pošiljatelj naj bi kar najbolje razumel osebo ali osebe, ki jim posreduje sporočilo – njihove vrednote, vlogo in interese – od tega je namreč v veliki meri odvisno, kako bodo sporočilo dojeli in kako se bodo nanj odzvali,
-
pošiljatelj naj skuša razumeti lastno ravnanje v procesu komuniciranja, saj bo tak bolje predvideval in razumel odzive prejemnikov,
-
pošiljatelj mora poznati pravila komuniciranja, da lahko izbere način, kako bo komuniciral – govorno, pisno, nebesedno ali kombinirano. Izbral bo obliko, ki najbolj ustreza prejemniku in še trem dejavnikom – stroškom komuniciranja, to je poraba virov zanj, razpoložljivemu času in učinkovitosti načina komuniciranja.
Prejemnik je oseba, ki ji je sporočilo namenjeno in ki sporočilo prejme. Pogoj za komuniciranje je tako sposobnost pošiljatelja, da sporočilo pošlje, kot tudi sposobnost prejemnika, da ga sprejme.
Sporočilo
Sporočilo vsebuje dejstvo, mnenje, željo, skratka informacije, ki jih želi pošiljatelj prenesti prejemniku. Izrazimo ga z besedami, gibi ali drugačnimi znaki, zato ga pogosto imenujemo kar signal.
Sporočilo naj bo razumljivo, da bo prejemnik vedel, kaj želi pošiljatelj povedati. Naj bo tudi jedrnato, kratko, brez nepotrebnih fraz in odvečnih besed, ki samo obremenjujejo komunikacijsko pot.
Komunikacijska pot
Komunikacijska pot je kanal, po katerem potuje sporočilo od pošiljatelja do prejemnika. Lahko so to neposredni stiki med pošiljateljem in prejemnikom, pisma ali razni tehnični posredniki, zlasti telekomunikacijske zveze.
Komunikacijski kanal tehnično sicer lahko obstaja, vendar zaživi v organizacijskem smislu šele tedaj, ko ga uporabimo za komuniciranje.
Zmogljivost oziroma kapaciteta vsakega komunikacijskega kanala je omejena. Omejujejo jo največja količina informacij, ki jo je mogoče prenesti po komunikacijskem kanalu. Učinkovitost komuniciranja zahteva, da komunikacijski kanal v časovni enoti čim bolj natančno prenese čim večjo količino informacij ob gospodarni porabi sredstev (virov).
Pomembna pa je tudi verodostojnost prenosa. V komunikacijskih kanalih obstajajo motnje, ki zmanjšajo učinkovitost prenosa, ovirajo natančne in hitre prenos sporočila, skratka povečajo entropijo(to je neurejenost) prenosnega sistema. Entropija lahko pomeni, da celotno sporočilo ali njegovi deli ne prispejo do prejemnika ali pa ga dosežejo vsebinsko popačeni.
Komuniciranje zadeva zaznavanje, kako informacije sprejemamo in kako informacije razlagamo. Ni komunikacije brez druge strani, ki sporočila bodisi sprejema bodisi daje ali posreduje. Komuniciranje včasih poteka samo med dvema osebama, pogosto pa je vpletenih več oseb in tedaj veljajo značilnosti obnašanja v skupinah, ki je bistveno drugačno od komuniciranja med dvema posameznikoma. V obeh primerih je zato ključno izbrati primerna vmesna člena sestavin komuniciranja: to sta sporočilo in komunikacijski kanal. Od njiju je bistveno odvisna učinkovitost komuniciranja kot temelj celotnega procesa komunikacije.
Urška Č.
Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti, Maribor, 2004.
