Prednostna naloga poslovnega komuniciranja
Vplivanje
Komuniciranje je dajanje in prejemanje informacij, oboje pa je podrejeno vplivanju, ki je eden izmed osnovnih namenov poslovnega komuniciranja. Drugi nameni so še informiranje, poučevanje, prepričevanje in podobni. S poslovnim komuniciranjem vplivamo na sodelavce in skupine sodelavcev v lastnem podjetju ter v drugem podjetju, s katerim naše podjetje sodeluje in na katerega želimo vplivati. Komuniciranje pa je uspešno, če vpliva na temeljna stališča oziroma izhodišča delovanja posameznikov in skupin tako, da podjetje dosega zastavljene poslovne cilje. Komuniciranje, ki je vplivno, se mora ravnati po vedenjskih značilnostih ljudi, na katere hočemo vplivati. Vsebina in način pa naj bosta takšna, da bo komunikacija čim učinkoviteje spremenila naravnanost in delovanje prejemnikov sporočil, informacij.
Odpori
A posamezniki kot tudi skupine neradi spreminjajo svojo naravnanost in delovanje. Zato se posamezniki, udeleženci komuniciranja, upirajo vplivom zlasti iz naslednjih razlogov:
-
Koristi – sprememba jim lahko odvzame dosedanje prednosti in ugodnosti, tako trajno pridobljene kot sproti zaslužene z zmožnostmi, ki bi lahko zaradi sprememb izgubile veljavo.
-
Navade – spremembe narekujejo presojanje, tehtanje in odločanje, ki je naporno in tvegano; medtem ko ustaljene navade dopuščajo rutinsko odločanje za preizkušene in varne možnosti.
-
Varnost – vsaka sprememba prinaša tveganje, vsako tveganje potencialno nevarnost; potreba po varnosti je med najbolj temeljnimi potrebami ljudi.
-
Strah pred neznanim – udeleženci ne zmorejo presoditi, ali jih bo sprememba ogrožala ali ne.
-
Izbiranje informacij (izbirno zaznavanje, selektivna percepcija) – sodelavci dojemajo le tiste informacije, ki so v skladu z njihovimi navadami in predstavami o koristih.
Udeleženci v komuniciranju večinoma delujejo v podjetjih, v skupinah. Te so lahko formalne (celo podjetje, posamezna enota, oddelek v podjetju) ali neformalne (skupini ali podobni interesi povezujejo udeleženci iz različnih delov podjetja ali celo iz različnih podjetij).
Vplivom in spremembam se skupine in podjetja upirajo predvsem zaradi sledečih razlogov:
-
Vztrajnost struktur – podjetje sprejema takšne delavce, ki se skladajo z njeno naravnanostjo in prepričanjem; ob spremembi naravnanosti se sodelavci spremenijo, izid je togost in odpor podjetja.
-
Notranja soodvisnost – delne spremembe v enem delu podjetja zadevajo in vplivajo tudi na ostale dele podjetja, če je to v nasprotju z interesi skupine ali podjetja, se le-ta upre.
-
Vztrajnost skupin – sodelavci delujejo v skupinah, te pa zahtevajo od njih skladno vedenje (timsko delo); iz tega razloga je vedenje skupin bolj togo kot vedenje posameznika.
-
Ogrožena ekspertiza – zaradi sprememb lahko izgubijo veljavo doslej zbrano znanje in izkušnje; skupine, ki so lahko na izgubi, se spremembam uprejo.
-
Ogrožena ustaljena razmerja moči – podjetje je stabiliziran sistem moči in vplivov posameznikov, skupin in delov podjetja.
-
Ogrožena ustaljena razporejenost virov – podjetje (posamezniki ali skupine) si v dolgotrajnih prizadevanjih pridobijo deleže posameznih virov (prostorov, strokovnjakov, opreme, kapitala …) in se upirajo nepredvidljivim spremembam.
Komuniciranje pa tudi ni uspešno, če ne vpliva na udeležence, če ne povzroči ciljnih sprememb. To pa se zgodi v primeru, če udeleženci sprememb ne podprejo. Vedenje udeležencev je lahko sledeče:
-
Spremembe zanikajo in potem seveda ne sodelujejo pri izvajanju, zato ima sprememba le malo možnosti, da se uveljavi.
-
Spremembo ignorirajo in odlagajo njeno izvajanje v upanju, da se bo zadeva uredila sama od sebe (še bolje – upajo, da bo kar izginila).
-
Spremembi se upirajo, ker presodijo, da ni v skladu z njihovimi interesi.
-
Spremembo sprejmejo in se ji prilagajajo, sprejmejo jo kot nov način življenja.
-
Spremembo predvidevajo in jo sami od sebe skušajo že vnaprej načrtovati. V takšnem delovnem kolektivu je uvajanje in izvajanje sprememb lahko in uspešno.
Seveda pa je za učinkovito poslovno komuniciranje potrebnih še nekaj drugih ključnih elementov pa tudi vrlin. Pri vplivanju na udeležence je potrebna določena »moč«, potrebno je izbrati primeren »slog« oziroma način komuniciranja, ki je odvisen tudi od skupine ali posameznika, ki je udeležen pri komunikaciji, od njegove pripravljenosti in voljnosti sprejemanja sporočila komunikacije, od situacije, od priložnosti, pa tudi od znanja in veščin tistega, ki želi s komunikacijo vplivati na svoje sogovornike. Kajti ljudje se vplivom, ki praviloma terjajo spremembe, ponavadi upiramo iz vse sorte razlogov. Zato vplivanje, kot prednostna naloga poslovnega komuniciranja, uspeva le, če upoštevamo interese udeležencev. Interesi pa izhajajo iz potreb udeležencev, ki si sledijo v prednostnem (ne nujno vedno logičnem) zaporedju, in višja potreba začne prevladovati šele, ko je nižja dovolj potešena.
Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti
