Napotki za uspešen sestanek
Vodenje sestankov ni enostavna naloga. Zahteva kar nekaj izkušenj in znanja, kar podjetniki ponavadi pridobijo skozi prakso. Učinkovitega vodenja poslovnega srečanja pa se lahko hitreje naučite, če boste upoštevali nekaj enostavnih nasvetov.
Vsak sestanek mora imeti cilj
Neuspešen sestanek je za podjetje nepotreben strošek in popolna izguba časa. Glavna napaka voditelja je tako, da ne vodi sestanka proti cilju, ampak dopušča brezplodne razprave. Vsi udeleženci naj bodo zato že pred sestankom natančno seznanjeni z dnevnim redom in kako bodo morali sodelovati pri sestanku.
Primeren prostor
Navzoči morajo biti jasno ter pravočasno obveščeni o datumih, času, kraju in namenu sestanka. Zelo pomembna je tudi izbira prizorišča sestanka, kjer je potrebno upoštevati udobje, poleg tega pa morajo udeleženci tudi začutiti, da je prostor primeren za to priložnost.
Izberite jutranje ure
Sestanki zgodaj zjutraj so bolj učinkoviti, saj se zaposleni lažje osredotočijo na obravnavano temo. Velja tudi, da sestanki ne smejo trajati neskončno dolgo, ampak se je treba držati vnaprej določenega dnevnega reda, ki določa tudi, koliko časa je predvidenega za obravnavo posamezne točke. Na dnevni red obvezno uvrstite tudi premore, saj udeleženci ne morejo zbrano spremljati sestanka več kot uro in petnajst minut. Med odmorom ne škodi, če ponudite kavo ali vodo.
Za priprave toliko časa kot za sestanek
Sestanek se, čeprav je to pogosta praksa, ne začne z otvoritvenimi pozdravnimi besedami, ampak že dosti prej, s pripravami, ki naj voditelju vzamejo vsaj toliko časa, kot traja njegov nastop, pa naj bo to ena ura ali več dni. Za vsak sestanek tudi izberite ustrezna oblačila ter govorite jasno in samozavestno.
Formalni ali neformalni sestanek?
Pogosto se menedžerji soočajo tudi z dilemo, ali so bolj učinkoviti formalni ali neformalni sestanki. Vendar univerzalnega recepta ni, saj je ustreznost odvisna od situacije. Neformalni sestanki so bolj sproščeni, cenejši in ponavadi tudi bolj kreativni.
Kako utišati sogovornike
Še bolj kot oblika sestanka je za voditelja pomembno obvladovanje razmer na sestanku. Vodja sestanka mora znati utišati udeležence, vzporedne razpravljavce vodja sestanka najlažje utiša, če za trenutek obmolkne, medtem ko nediscipliniranim razpravljavcem lahko besedo vzame takrat, ko zajamejo zrak. Vsiljivce, ki motijo druge in sprožajo spore, vodja sestanka najlažje obvlada tako, da poseže vmes, pohvali njihovo znanje in prispevek ter povpraša za mnenje še druge.
Vsak sestanek mora imeti cilj
Neuspešen sestanek je za podjetje nepotreben strošek in popolna izguba časa. Glavna napaka voditelja je tako, da ne vodi sestanka proti cilju, ampak dopušča brezplodne razprave. Vsi udeleženci naj bodo zato že pred sestankom natančno seznanjeni z dnevnim redom in kako bodo morali sodelovati pri sestanku.
Primeren prostor
Navzoči morajo biti jasno ter pravočasno obveščeni o datumih, času, kraju in namenu sestanka. Zelo pomembna je tudi izbira prizorišča sestanka, kjer je potrebno upoštevati udobje, poleg tega pa morajo udeleženci tudi začutiti, da je prostor primeren za to priložnost.
Izberite jutranje ure
Sestanki zgodaj zjutraj so bolj učinkoviti, saj se zaposleni lažje osredotočijo na obravnavano temo. Velja tudi, da sestanki ne smejo trajati neskončno dolgo, ampak se je treba držati vnaprej določenega dnevnega reda, ki določa tudi, koliko časa je predvidenega za obravnavo posamezne točke. Na dnevni red obvezno uvrstite tudi premore, saj udeleženci ne morejo zbrano spremljati sestanka več kot uro in petnajst minut. Med odmorom ne škodi, če ponudite kavo ali vodo.
Za priprave toliko časa kot za sestanek
Sestanek se, čeprav je to pogosta praksa, ne začne z otvoritvenimi pozdravnimi besedami, ampak že dosti prej, s pripravami, ki naj voditelju vzamejo vsaj toliko časa, kot traja njegov nastop, pa naj bo to ena ura ali več dni. Za vsak sestanek tudi izberite ustrezna oblačila ter govorite jasno in samozavestno.
Formalni ali neformalni sestanek?
Pogosto se menedžerji soočajo tudi z dilemo, ali so bolj učinkoviti formalni ali neformalni sestanki. Vendar univerzalnega recepta ni, saj je ustreznost odvisna od situacije. Neformalni sestanki so bolj sproščeni, cenejši in ponavadi tudi bolj kreativni.
Kako utišati sogovornike
Še bolj kot oblika sestanka je za voditelja pomembno obvladovanje razmer na sestanku. Vodja sestanka mora znati utišati udeležence, vzporedne razpravljavce vodja sestanka najlažje utiša, če za trenutek obmolkne, medtem ko nediscipliniranim razpravljavcem lahko besedo vzame takrat, ko zajamejo zrak. Vsiljivce, ki motijo druge in sprožajo spore, vodja sestanka najlažje obvlada tako, da poseže vmes, pohvali njihovo znanje in prispevek ter povpraša za mnenje še druge.
Tina P.
Vir: povzeto po članku Kako učinkovito voditi sestanek, Finance
