Arhiviranje in varnost poslovnih podatkov
V vsakem podjetju se dnevno srečujemo s papirno in digitalno korespondenco. S predračuni, računi, telefaks sporočili, pogodbami, naročilnicami, dobavnicami, elektronsko pošto in drugimi poslovnim dokumenti. Posledica korespondence, notranje in zunanje, je gora dokumentov. Od nas samih pa je odvisno ali le-ti ležijo po predalih, so hranjeni v preštevilnih fasciklih, ostanejo pozabljeni po e-predalih zaposlenih, ali končajo celo v koših za smeti, ko ne veste, kam z njimi.
Neustrezno urejena in shranjena poslovna dokumentacija tako predstavlja eno izmed večjih poslovnih neprijetnosti. Zaposleni vse prevečkrat porabijo preveč dragocenega časa za iskanje določenih informacij, podatkov in dokumentov. Še huje je, če je iskanje zaman in dokumenta oziroma podatka sploh ne najdejo, le-ta pa bi jim še kako koristil pri njihovem delu.
Nedvomno ste tudi že sami slišali za tako imenovano "papirno vojno", v kateri je večinoma bitka že v naprej izgubljena! Zaradi neurejene poslovne dokumentacije pride do nekaterih ključnih pomanjkljivosti v poslovanju podjetja:
- veliko znanja in nadvse uporabnih informacij, ki so shranjene v poslovnih dokumentih, postane neizkoriščenih in popolnoma neuporabnih,
- neurejeno poslovno dokumentacijo je težko obvladovati in nadzorovati pred nepooblaščenimi vpogledi - varnost podatkov je vprašljiva,
- rast stroškov poslovanja, ki nastanejo zaradi neurejene in nepravilno shranjene poslovne dokumentacije.
Zato mora vsako podjetje stremeti k temu da ...:
- najde najbolj učinkovit način arhiviranja in dostopa do dokumentov,
- pospeši pretok in črpanje informacij, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih,
- v čim krajšem možnem času vsak uporabnik dobi pravo informacijo ob pravem času,
- zmanjša stroške poslovanja vezane na arhiviranje in zagotavljanje varnost podatkov.
Arhiviranje dokumentov
Med najpogostejšimi razlogi za arhiviranje dokumentov je zadostiti potrebam nadzora, revidiranja in dokazovanja dejstev, na katera kažejo shranjeni dokumenti. Vse pomembnejše pa je znanje, ki je shranjeno v dokumentih, saj predstavlja pomemben del kapitala vsakega podjetja. Bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je ohranjanje vsebine dokumentov, ki mora biti dostopna, razumljiva ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Hkrati mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe. Obenem ima arhiva pomembno vlogo v poslovanju vsakega podjetja, saj zagotavlja skladnost v poslovanju, boljši pretok informacij, povečanje učinkovitosti in dvig kakovosti poslovanja.
 |
Arhiviranje podatkov
Današnje poslovanje je popolnoma odvisno od dokumentov in podatkov, ki jih hranimo na naših osebnih računalnikih, prenosnikih, podatkovnih strežnikih ... Vsako ozaveščeno podjetje, ki sledi sodobnemu načinu poslovanja, danes ve, da so podatki na delovnih postajah zaposlenih in na strežniških sistemih ključnega pomen. Že kratka, nekaj urna nedosegljivost poštnega strežnika ali izpad električne energije lahko popolnoma ohromi poslovanje. Ob izgubi dovolj ključnih podatkov pa se svet, kot ga poznamo, dejansko ustavi. Zato je ustrezno varovanje podatkov ena od ključnih dejavnosti, za katero mora poskrbeti vsako podjetje.
 |
Varnost podatkov
Kako pa so kaj varni vaši podatki? Okvare strojne opreme, računalniški virusi in črvi, napačna uporaba strojne opreme in podobne napake ne smejo ogroziti vašega poslovanja. Z varnostnim arhiviranje podatkov se zagotovi večjo zaščito podatkov pred spremembami, pretvorbami, brisanjem in poškodovanjem, in drugim nepooblaščenim ravnanjem. Primarno pa seveda zato, da bodo podatki na voljo vedno, ko jih bomo potrebovali.
 |
Glavni razlogi za izgubo podatkov so (vir: revija Podjetnik, december 2007):
- okvare strojne opreme, kar v 41 odstotkih,
- človeške napake so bile vzrok v 35 odstotkih,
- napake v programski opremi 14 odstotkov,
- virusi 5 odstotkov,
- in drugi vzroki: naravne nesreče 3%, kriminal in terorizem 2%.
In kako zagotoviti varnost vašim podatkom? Na trgu obstaja že več podjetij, ki so specializirani za varnostno kopiranje podatkov in vam ponujajo celovite rešitve elektronskega arhiviranja in upravljanja z dokumenti. Ti sistemi, vam omogočajo varno elektronsko shranjevanje dokumentov v originalni obliki, hiter dostop, pregled, popravljanje in preprosto pošiljanje preko e-pošte ali faksa. Drugi, za večino manjših podjetnikov sprejemljivejši način, pa je varnostno kopiranje lastnih podatkov. Vendar žal se vse premalo podjetnikov zaveda nevarnosti, ki jo predstavlja izguba poslovnih podatkov. Zato se kljub katastrofalnim posledicam, ki jih izguba podatkov prinese, za izdelavo varnostne kopije podatkov odloča vse premalo srednjih in malih podjetij.
Kaj pravi zakonodaja?
Dejstvo, da danes informacije vladajo svetu, je pomen arhiviranja postavilo na višjo raven. Zaradi vse hitrejšega tehničnega napredka in dejstva, da danes večina dokumentov nastane v elektronski obliki, se je potrebno zavedati, da tudi arhiviranje ni več kar je bilo. Z elektronskim arhiviranjem podatkov povečamo učinkovitost arhiviranja in s tem dosežemo večjo vrednost arhiva za podjetje. Prednosti elektronskega arhiviranja so predvsem v hitrejšem dostopu do informacij, nižjih stroških poslovanja, varovanju dokumentov pred odtujitvijo ali uničenjem in zmanjšanje arhivskega prostora.
Veljavna zakonodaja dovoljuje elektronsko arhiviranje. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) v 12. členu ureja hranjenje podatkov v elektronski obliki. Zakon na splošno določa, da se lahko določeni dokumenti, zapisi ali podatki, za katere zakon določa, da se morajo hraniti, hranijo tudi v elektronski obliki. Pri tem morajo biti taki podatki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo; shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke. Nekatere vrste dokumentov pa je potrebno hraniti tudi v papirni obliki.
Torej brez učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti, ki zagotavlja hitrejši pretok dokumentov, učinkovit dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih potrebujemo ter njihovo sistematično arhiviranje, je težko nadzorovati in varovati množico dokumentov v podjetju. Neustrezno varovanje poslovnih podatkov lahko po nepotrebnem povzroči večjo poslovno škodo, do katere pride ob trajni izgubi podatkov. Kajti dejstvo je, da kar polovica podjetij, ki trajno izgubijo svoje poslovne podatke, propade v nekaj mesecih (Vir: Podjetnik, december 2007).
Urška Č.
Viri: http://www.nasvet.com/elektronsko-arhiviranje/, http://www.arhiviraj.si, revija Podjetnik, december 2007
