Priporočila za poslovno uporabo telefaksa
Telefaks ali z drugimi besedami faks ali faksirnik je nepogrešljiv del pisarniške opreme. Pravzaprav pa je faks nič drugega kot fotokopirni stroj, ki je priključen na telefonsko omrežje in naredi kopijo pošiljateljevega originalnega dokumenta. Po telefaksu lahko pošljemo skoraj vse, kar bi sicer poslali po pošti. Pošiljanje po faksu je hitreje in praviloma ceneje, zato pa manj osebno, manj zaupno in večinoma deluje tudi manj uradno. Ima pa nekatere druge slabosti oziroma omejitve, kot na primer format papirja, ki ga pošiljamo, pošiljanje v barvah ni mogoče, pa tudi kakovost sporočil je slabša, kot če bi uporabili pošiljanje originalnih dokumentov po pošti ali s pomočjo računalnika. Sicer pa je telefaks zelo razširjen način pošiljanja poslovnih dokumentov. Predvsem se uporablja za zelo nujne zadeve, ko želite, da prejemnik v čim krajšem času prejme vaše obvestilo ali določen dokument. Poleg tega pošiljatelj takoj po prenosu sporočila prejme tudi potrdilo o uspešnosti prenosa dokumenta (ne pa o kakovosti prenesenega dokumenta!). Kar je v nekaterih premerih izredno pomembno! Enako pomembno, kot je za pošiljatelja potrdilo o prenosu poslanega dokumenta, pa je za prejemnika pomembna oblika dokumenta, ki ga prejema.
V nadaljevanju vam zato podajamo nekaj osnovnih napotkov kako pripraviti telefaks sporočilo.
- Ker prejemnik ne more vedeti ali je dobil vse strani, ki ste jih poslali, je potrebno na sprednji strani (naslovnici oziroma uvodnem listu) navesti število strani, ki jih pošiljate. Običajno se ta podatek navede s pripisom: Dokument ima x strani, vključno z naslovnico. Lahko pa podate tudi številno oznako, za primer: stran 1 od 10, stran 2 od 10 ....
- Vizitka pošiljatelja sporočila prejemniku pove, kdo mu dokumente pošilja. Vizitka vsebuje ime podjetja, številko faksa, datum in čas pošiljanja.
- Naslovnica sicer ni obvezna, vendar je zelo koristna in istočasna vljudna do naslovnika. Na naslovnico lahko napišete vse podatke, ki se navezujejo na poslani dokument: vizitko oziroma podjetje pošiljatelja, naslov, številko telefaksa in telefona kontaktne osebe, število poslanih strani, datum in čas pošiljanja, zadevo ali predmet dokumenta in številko telefaksa prejemnika. Kar je velikokrat zelo pomembno, ker s tem prejemnik ugotovi, ali je sploh pravi naslov za prejem poslanih dokumentov.
Sicer pa se je v praski že večkrat izkazalo, da je koristno pred pričetkom pošiljanja dokumenta, pri naslovniku telefaks sporočila telefonsko preveriti številko faksa, kamor želite poslati dokumente. S tem se izognete neljubim zmotam in dilemam, kam ste sporočilo sploh poslali. Oziroma po že poslanem telefaks sporočilu, pri prejemniku telefonsko preverite, če je prejel vse strani, ki ste mu jih poslali, in kakšna je kakovost dokumenta (predvsem kadar pošiljate fotografije in zelo pomembne podatke, za katere je dobra razločnost ključnega pomena).
Velikokrat pa je ravno telefaks sredstvo in izhod v situaciji, ko se želite izogniti osebnemu kontaktu s prejemnikom sporočila. Takrat verjetno ne boste telefonsko preverjali prejema sporočila, pač pa se boste zanesli le na potrdilo, ki ga prejmete iz vašega faksirnika. V tem primeru je naslovnica oziroma uvodna stran z vsemi zgoraj navedenimi podatki še toliko bolj pomembna za vas.
Povzeto po Priročniku lepega vedenja, Ljubljana, 2004
Urška Č.
