Potni nalogi – računovodske listine za spremljanje in dokazovanje službenih potovanj
Vsi smo se že kdaj srečali s pojmom potni nalogi. Kaj je pravzaprav potni nalog. To je listina, ki omogoča spremljanje ter dokazovanje potovanj v povezavi z našo službo. Predstavlja upravičenost povračila stroškov, ki so torej nastali na službeni poti.
Potni nalog je torej zelo pomemben dokument, ki vpliva na marsikaj, celo na obdavčitev posameznikov in tudi podjetij. Vsa podjetja morajo zato nujno imeti urejene potne naloge ter obračune potnih stroškov. V nasprotnem primeru podjetje lahko plača kazni za prekršek in še kaj.
Potni nalogi morajo biti pravočasno ter pravilno sestavljeni. Urejajo jih različne uredbe, zakoni, pravilniki. Če nas v povezavi z njimi zanima kakšna posebna pozornost, potem je najbolje preveriti spletno povezavo, ki se imenuje potni nalogi – zakonodaja.
Potni nalogi so torej listine, ki jih je potrebno sestaviti, kadar na službeni poti nastanejo stroški. Nikjer pa ni točno določena vsebina, ki jo morajo potni nalogi vsebovati. Strokovnjaki pa vendarle priporočajo, da morajo potni nalogi vsebovati čim več podatkov, ki dokazujejo, da gre za službeno pot, s tem povezane stroške ter posledično njihovo upravičenost.
Tako se priporoča, da potni nalog vsebuje firmo in sedež podjetja, številko in datum potnega naloga, ime in priimek zaposlenega, delovno mesto, prebivališče zaposlenega, navedba, po čigavem nalogu je šel zaposleni na pot, datum in uro odhoda, navedena naj bo točna relacija poti ter naloga oziroma namen poti, rok trajanja službene poti, odobritev delodajalca, podatki o izplačilu, registrska označba vozila, če gre za službeno vozilo, stanje števca v kilometrih ob začetku vožnje, če gre za službeno vozilo, podpis pooblaščene osebe ter žig.
Potni nalogi se na delovnem mestu hranijo kar 10 let. Ena od možnosti je tudi, da jo hranimo kar v elektronski obliki, vendar morajo biti za to izpolnjeni posebni pogoji.
Glede na to, da se torej potni nalogi hranijo toliko časa, je dobro, da poskrbimo, da so zares napisani tako, kot morajo biti.
