Poslovno pismo
Novi načini komuniciranja so praktično popolnoma izpodrinili pisanje »starih dobrih« pisem. Pismo je dandanes že skoraj popolnoma izgubilo veljavo v smislu prenašanja pomembnih sporočil od pošiljatelja do prejemnika. Za vse tiste, ki pa cenijo bolj oseben slog komuniciranja, je pismo ostalo najprimernejši način komunikacije.
Za nekatere vrste pošiljk pa je pismo še vedno dovolj primerno tudi v poslovnem svetu. Sporočilo oziroma izdelek v obliki pisma, naj bo to vabilo, ponudba, informativno gradivo, pogodba in drugi dokumenti, pride do prejemnika v končni obliki. To pomeni, da se prejemniku ni potrebno z njim dodatno ukvarjati, v smislu, da ga je potrebno odpirati z ustreznim računalniškim programom in si pri tem beliti glave, kje boste »ta« program dobili, če ga še nimate naloženega na vašem osebnem računalniku, pisma tudi ni potrebno natisniti in podobno. Dodatna prednost navadnega pisma je bolj pravne narave, saj so dokumenti, ki jih dobi prejemnik, običajno poslani v originalni izdaji s pravno zavezujočimi podpisi in žigi pošiljatelja. Kar večinoma za elektronske medije ne velja, saj po njih lahko pošljete le »skenirane« verzije dokumentov oziroma »blank« verzije, to je dokumente brez lastno ročnih podpisov in žigov.
Stil poslovne korenspondence se je sicer v zadnjih desetletjih zelo spremenil, saj je vsa pozornost pisma namenjena njegovi vsebini in ne obliki. Vseeno mora biti gradivo v pismih čitljivo in lično oblikovano, zato velja upoštevati nekaj splošnih pravil pri oblikovanju poslovnega pisma.
1. Pismo mora imeti glavo ali uvod oziroma nagovor, jedro in zaključek. V uvodu ali nagovoru se zjasnimo komu je pismo namenjeno. Jedro pove vsebino pisma. Zaključek v poslovnem pismu pa je poslovni pozdrav in podpis.
2. Pismo mora biti napisano čitljivo, če ga napišemo ročno, kar se sicer dandanes skoraj ne pojavlja več. Glavnina pisem je danes napisana v računalniški obliki. Zato je bolj kot sama čitljivost, v smislu ustrezne velikosti črk, pomembno, da izberemo ustrezen slog pisave, ki je dobro in lahko berljiv. Med posameznimi vrsticami lahko za boljšo preglednost pisma, pustimo več praznega prostora. Paziti je potrebno tudi na pravilnost črkovanja, saj se pri računalniško oblikovanih tekstih zelo pogosto pojavljajo slovnične napake že pri samem črkovanju posameznih besed.
3. Najbolj pogosto se za pismo še vedno uporablja bel papir in črna barva črk. Črke so lahko tudi druge barve, ki so dobro vidne na beli podlagi. Seveda se lahko uporablja tudi druge barve papirja in vsebine na papirju, le da je le-ta dobro vidna, tako da jo je bralec sposoben z lahkoto prebrati.
4. Nagovor v poslovnem pismu se najpogosteje prične s »Spoštovani gospod ta in ta«, ali »Spoštovana gospa ta in ta«. V kolikor je pismo splošne narave in ni namenjeno konkretnemu bralcu ali pa ne vemo, na koga bi pismo sploh naslovili, napišemo le »Spoštovani«. Za nagovorom ne uporabljamo klicaja, pač pa vejico in v nadaljevanju tekst pišemo z malo začetnico. Vmes pustimo praznega prostora za vsaj dve vrstici.
5. Pismo mora imeti neko »obliko«. Potrudite se, da bo vaše pismo jedrnato in razumljivo. Da bo stvarno in kar se da kratko, brez nepotrebnega dolgovezenja, ki res ni dobrodošlo pri poslovnih pismih. Izogibajte se zastarelim in obrabljenim frazam, kot so recimo »ponižno vas prosimo« ali »z globokim spoštovanjem« in podobne. Tudi ponavljanje vedno istih fraz, se kmalu iz vljudnosti sprevrže v vsiljivost. Če pismo pričnete z nagovorom »spoštovani«, ga končajte le z »lep pozdrav«, kot rečeno ne ponavljajte se tudi za zaključek pisma s »s spoštovanjem«.
6. Tudi v pismeni obliki zadržite poslovni stil komuniciranja, vljudnost, diskretnost in na splošno upoštevajte poslovni bonton.
Morda za zaključek še to, da se večkrat poslužite pisanja tradicionalnega pisma. Kdaj pa kdaj prekršite vsa nova pravila in načine komuniciranja moderne dobe in kakšno poslovno pismo napišite lastno ročno. Nedvomno bo prejemniku delovalo zelo osebno in namenjeno izključno njemu. Morda pa tudi prihaja ravno pravi čas, da to poizkusite in lastno ročno napišete nekaj božično novoletnih voščilnic svojim najbolj pomembnim poslovnim partnerjem in strankam.
Povzeto po Priročniku lepega vedenja, Ljubljana, 2004
