So vaši dokumenti na varnem?
Rok za arhiviranje dokumentov se je v preteklosti močno podaljšal za večino dokumentov. Podaljšanje rokov hranjenja dokumentov je povzročilo povečanje potreb po arhivskem prostoru in dodatne zmogljivosti za upravljanje dokumentov.
Arhiviranja se v podjetjih lotevajo na različne načine. Še vedno je najpogostejši način klasično hranjenje papirne dokumentacije v rednikih, ki se odlagajo v klasične ali arhivske regale. To je konzervativni način, ki ne zahteva velikih tehnoloških sprememb v organizaciji poslovanja.
Videti je preprosto in poceni, vendar še zdaleč ni tako. Vodilni v podjetjih se bolj ali manj zavedajo realnih stroškov hranjenja dokumentov v klasični obliki. Redki so tisti, ki so izdelali analizo stroškov, zato je o njih težko govoriti ali celo razpravljati. Parametri, ki jih je treba upoštevati, niso za vse sogovornike enako težki.
Zaenkrat pustimo ob strani direktne in indirektne materialne stroške obvladovanja in arhiviranja dokumentov. Osredotočimo se na njihovo varnost.
Področja varnosti dokumentov
Varnost dokumentov delimo na več področij, tem pa se moramo posvetiti ločeno in zelo temeljito. Ob besedni zvezi 'varno shranjeni dokumenti' nam najprej pride na misel "varnost pred uničenjem".
Kako zagotoviti pravo varnost pred zlonamernim uničenjem ali pred višjo silo? Obstaja preprosta in zelo draga rešitev. Dokumente, ki jim želimo povečati varnost, shranimo na drugi lokaciji.
To pomeni, da ustvarimo "duplikate" (fotokopijo), zagotovimo dodatni prostor in jih prenesemo na drugo lokacijo. Bolj kot sta lokaciji oddaljeni, večja je varnost. Stroški dodatne hrambe so zelo visoki in se še dodatno povečujejo z njihovo količino.
Drugi vidik varnosti, ki postaja vse bolj pomemben, je varnost dokumentov pred nepooblaščenim branjem. Varovanje podatkov postaja pomemben element v vsakdanjem poslovanju in komuniciranju.
Velikokrat smo priča pisalnim mizam, polnih raznih dokumentov, za katere lastniki oz. uporabniki pisalnih miz zatrjujejo, da imajo vse pod nadzorom. Ne rečem, da ni možno najti dokumenta zelo hitro. Z gotovostjo pa lahko trdim, da uporabnik ne more vedeti, ali je še kdo prebiral njegove dokumente v času njegove odsotnosti.
Če je pisarna brez nadzora, je brez večjih ovir možno odnesti izvirnik dokumenta in s tem odločilno vplivati na nadaljnji potek dogodkov v procesu, ki je za tem dokumentom. Zavedati se je treba, da je za vsakim dokumentom vrsta podatkov, ki so potrebni, da se proces odvije skladno z načrtom; ti so navedeni na dokumentu, ki pa je lahko izginil.
Odtok informacij iz podjetja ima lahko tudi katastrofalne posledice. Tako kot manjkajoči dokument lahko spremeni tok procesa v popolnoma drugo smer, če so podatki prišli v roke osebi, ki s tem ne bi smela razpolagati.
Uporabnik je sam odgovoren, če pride do odtujitve pomembnih informacij!
Uporabnik je odgovoren, da hrani svoje informacije in je popolnoma sam kriv, če je prišlo do odtujitve pomembnih podatkov. Ko enkrat pride do tega, je zelo težko najti pravega krivca. V veliko pomoč je lahko elektronski dokumentni sistem, ki uporabniku olajša izmenjavo informacij med osebami ali skupinami oseb.
Poleg preproste izmenjave informacije se vzpostavi tudi zelo restriktivna politika varovanja informacij, ki ne ovira delovnih procesov. V nasprotju s klasično, papirno obliko dokumentov so dokumenti varni in hkrati enostavno dostopni. Seveda so dostopni samo določenim uporabnikom in še to pod samo določenimi pogoji.
Samodejno beleženje vseh akcij nudi stalno informiranje o tekočih delovnih procesih, potrebah po informacijah in tudi o osebah, ki te informacije iščejo. Zabeleži se vsak vpogled, tiskanje in pošiljanje dokumentov, če so te akcije seveda dovoljene. Vodja je lahko obveščen takoj, ko nekdo posega po informacijah, ki so označene kot zaupne. Posreduje se lahko takoj, in ne šele takrat, ko je že storjena škoda.
Varovanje dokumentov v elektronski obliki pred uničenjem je podobno klasični obliki. Zagotoviti moramo še eno kopijo dokumentov, ki jih hranimo na drugi lokaciji.
Bistvena razlika hranjenja drugega ali več izvodov je v tem, da je medij, na katerem se hranijo zelo velike količine dokumentov, zelo poceni. Dodatni medij za približno 600.000 dokumentov stane samo 60 €, to pa res ni omembe vreden strošek. Za dodatni prostor na drugi lokaciji je dovolj že manjši predalček v omari ali trezorju.
Kako je s ponarejanjem dokumentov v elektronski obliki?
Najpogostejše vprašanje bodočih uporabnikov je, kako je s ponarejanjem dokumentov v elektronski obliki. Ponarejanje je seveda možno tako v papirni kot v elektronski obliki, če nimamo vključenih certifikatov, ki to onemogočajo.
Klasični dokument, ki nima varnostnih elementov, kot jih ima recimo denar, je zelo enostavno ponarediti. Potrebujete običajni skener in malce boljši tiskalnik. Kvaliteta skeniranih dokumentov za potrebe arhiviranja je relativno slaba in je s tem oteženo ponarejanje. To je lažje storiti, če imamo original in zelo preprosto računalniško tehniko.
V dosedanjih izkušnjah še nismo naleteli na tovrstni problem. Raziskave so pokazale, da se nivo ponarejanja listin ne bo nič spremenil z uporabo elektronskih dokumentnih sistemov.
Številna vprašanja in problemi, ki se nanašajo na varovanje dokumentov, so dokaj enostavno rešljivi z uporabo sodobnih tehnologij. Zelo pomembno je, da se zavedamo, da sama tehnologija ne bo rešila nobenega problema.
Za urejanje je potreben temeljit pristop!
Potreben je temeljit pristop, ki je načrtovan v dovolj velikem obsegu in vključuje vse pomembne funkcije podjetja. Pri tem ne smemo pozabiti vključiti vodstva, saj je vodstvo tisto, ki sprejema pomembne odločitve.
Dokumenti sodijo med zelo pomembne projekte. V preteklosti smo že bili priča problemom zaradi izgube dokumentov; takrat ni bila nobena cena previsoka, samo da so se dokumenti našli.
Vir: www.comtech.com, avtor: Boris Nose
