Kaj e-pošta pove o vas
Že na začetku razvoja interneta in e pošte so nastala določena pravila lepega vedenja, bonton e sporazumevanja, imenovan tudi omrežni bonton oziroma »netiketa« (netiquette). Osnove bontona v e-dopisovanju oziroma e-pošti so izjemno pomembne v poslovnem svetu, saj nas lahko neprimeren način e sporazumevanja privede tudi v neprijetne položaje z resnimi posledicami. Zato se od uporabnikov e pošte zahtevajo in pričakujejo nekatera pravila e vedenja.
Bodite konservativni pri tem, kar pošiljate, in liberalni pri tem, kar prejemate
Tako kot v običajnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi je poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi na internetu treba upoštevati določena pravila vedenja in nenapisane norme, če želimo, da bo komunikacija z drugimi uporabniki potekala normalno in na spodobni poslovni ravni. Poleg očrnitve uporabnika je skrajna posledica nespoštovanja in neupoštevanja teh pravil tudi ukinitev uporabe spletnih storitev. Tudi če se vam zdi, da znate pravilno uporabljati e-pošto, nikakor ne bo odveč, če boste prebrali članek v celoti, saj vas lahko spomni na nekatere pomembne stvari iz internetnega bontona, na katere ste mogoče s preveč rutinirano uporabo e-pošte preprosto že pozabili. Ne glede na to, ali pošiljate e-poročilo prijatelju ali poslovnemu partnerju, je dobro upoštevati nekaj nenapisanih pravil, ki se nanašajo na njeno uporabo.
Oblikovanje sporočil
Čeprav je pisno komuniciranje po elektronski pošti zelo podobno običajni poslovni »papirni« komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti elektronskega komuniciranja pozorni na sámo obliko elektronskih sporočil. Izogibajte se uporabi ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov ipd. Ne samo da je lahko berljivost »bogato okrašenega« sporočila zmanjšana, temveč ima lahko sporočilo zaradi različnega delovanja poštnih klientov tudi popolnoma drugačen videz, kot ste ga ustvarili. Verjetno si ne želite, da bi prejemniki dobili vtis vaše neprofesionalnosti in popolnega pomanjkanja smisla za estetiko. Uporaba različnih barv in velikosti pisav ni prepovedana, je pa vsekakor priporočljiva prava mera različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu videti kot novoletna jelka.
Odgovarjanje na sporočilo
V odgovorih na elektronska pisma zmeraj uporabljajmo možnost vključevanja sporočila ali dela sporočila v odgovor. V svojem odgovoru ponovimo del, na katerega se nanaša odgovor, kar je najpogosteje razvidno iz znaka > na začetku (ta znak e-poštni program pri vključitvi sporočila v odgovor doda samodejno). Če je pošiljatelj v svojem sporočilu denimo napisal: »Kdaj se dobiva na večerji?« na to odgovorimo s ponovitvijo stavka ali dela stavka in našim odgovorom: >»Kdaj se dobiva na večerji?« – Predlagam, da danes zvečer.
Ločevanje formalnega od neformalnega
Pri e sporazumevanju je temeljna težava ta, da lahko pričakovana formalna poslovna komunikacija postane neformalna zaradi posebnosti oblike e pisem. To je lahko neprijetno še zlasti na začetku e komuniciranja, zato se izogibajmo začetka dopisov z besedami Dragi, Pozdravljeni ipd.
Raven spletnega komuniciranja se odraža na ugledu podjetja
»V podjetju, ki da nekaj nase ter se zaveda pomena spodobnega zunanjega in notranjega komuniciranja, ima spletni bonton vsekakor velik pomen. Neko raven komuniciranja je treba imeti tako s partnerji in strankami kot s sodelavci v podjetju. Zavedati se je treba, da se raven komuniciranja odraža tudi na ugledu podjetja v javnosti. Kar zadeva sam spletni bonton, lahko podjetje postavi smernice in 'pravila igre' z internim pravilnikom o uporabi e pošte in interneta, v katerem med drugim opredeli, kaj se po e-pošti sme pošiljati in česa ne, katere spletne storitve je prepovedano uporabljati (npr. servise za izmenjavo datotek, IRC, chat aplikacije), koliko se službeni naslov lahko uporablja v zasebne namene ipd. Predvsem pa je dobro, da so zaposleni seznanjeni s tem, kako uporabljati računalnik, da pri brskanju po spletnih straneh ali pri uporabi e pošte ne bo prišlo do okužbe računalnika, kraje identitete ali vdora v računalnik in kraje pomembnih podatkov,« je za Moje delo povedal mag. Radoš Skrt, predsednik društva za razvoj e poslovanja in marketinga Nasvet.
Kar lahko storiš danes, ne odlašaj na jutri
Osnovno pravilo spletnega bontona pri e komunikaciji je, da, če je le mogoče, na prejeto e pismo odgovorimo takoj. Če zaradi prezaposlenosti ne morete zgledno odgovoriti na e pismo, je priporočljivo, da pošiljatelju e pisma odgovorite na kratko, da ste njegovo e pismo prejeli in mu boste kmalu odgovorili. Na e pošto odgovorite takoj, ko utegnete.
Kratko in jedrnato
V skladu s spletnim bontonom velja načelo, da so e pisma kratka in jedrnata, vrstice naj ne bodo daljše od 65 ali 70 znakov.
Omrežni bonton
Netiketa (angl. netiquette, net etiquette): pravila lepega vedenja na internetu, še posebno pri komuniciranju po e-pošti; sinonim omrežni bonton. Omrežni bonton (netiquette network etiquette) je zbirka pravil za vzdrževanje dobrega omrežnega okolja, tj. dobrega tehničnega okolja, v katerem vse deluje učinkovito, in urejenega socialnega okolja, v katerem lahko ljudje uspešno delajo. Da bi se lahko držali omrežnega bontona, morajo uporabniki imeti osnovno védenje o vplivu, ki ga imajo njihove dejavnosti na druge uporabnike omrežja in omrežje samo, in seveda morajo biti obzirni pri uporabi omrežja. V tem razdelku bi vas radi opozorili na najobčutljivejša področja in vam predlagali ustrezne napotke za lepo vedenje.
Slovenski poslovneži o spletnem bontonu dobro izobraženi
Po mnenju mag. Skrta glavnina komunikacije med podjetji že poteka prek e pošte. »Ker so internetni uporabniki povprečno veliko bolj računalniško pismeni in ozaveščeni kot pred dvema ali tremi leti, se je tudi raven komunikacije občutno izboljšala. Redkokdo še kriči prek e pošte (piše sporočila z velikimi črkami), v poštne nabiralnike prejmemo vedno manj pošte s kičastimi predlogami ali sporočil, ki so npr. napisana v treh različnih pisavah, z različno velikostjo črk in v vseh odtenkih mavrice. Seveda govorim malce karikirano, ampak zdi se, da je tisto začetno obdobje igračkanja in ustvarjalnosti pri oblikovanju e sporočil mimo. Tudi sama naglica in tempo življenja nas silita v preprosto in učinkovito komuniciranje brez odvečnega balasta v obliki kičastih ustvarjalnih rešitev. Tudi pripenjanje velikih priponk (merjeno v megabajtih) danes zaradi širokopasovnih povezav skoraj nikomur več ne bo ohromilo prometa oziroma delovanja. Če smo morali še do pred letom dni paziti, da nismo komu poslali več kot pet megabajtov velike datoteke zaradi nevarnosti, da bi prejemniku za nekaj dolgih minut ohromili delovanje interneta, tega danes zaradi širokopasovnih povezav ni več. Je pa kljub temu vljudno, da se, če nismo prepričani, kakšna je naslovnikova spletna povezava, prepričamo, ali mu lahko pošljemo večjo datoteko,« še dodaja mag. Radoš Skrt.
Je naslov pravi
Preden odpošljete e pismo, preverite e naslov, saj ima lahko sporočilo, poslano na napačni e naslov, za pošiljatelja nepredvidljive posledice. Čeprav je tako sporočilo poslano po pomoti ali napaki, ga prejemniki sprejmejo kot neželeno e pošto oziroma spam.
FileSPAM in verižna pošta
Nezaželena e pošta, znana kot spam, je v zadnjem času največja težava e komunikacij. Taka e pisma vedno izbrišite in jih nikoli ne pošiljajte nikomur, nikomur ne pošiljajte niti verižne pošte. Če dobivate veliko tovrstne e pošte, obvestite o tem svojega spletnega ponudnika, tj. tistega, pri katerem imate sklenjeno pogodbo za uporabo interneta, oziroma informatika v podjetju.
Obzirno s prilogami
Čeprav so današnje povezave čedalje zmogljivejše, vse zmogljivejši pa so tudi modemi, je osnovno priporočilo, da e pismu na lastno pest ne dodajamo prilog (attachments). Preden jih dodamo, prejemnika e pisma vedno povprašajmo, ali je pripravljen sprejeti dolgo oziroma daljšo prilogo.
Poslovno e komuniciranje
Pri poslovnem e komuniciranju je še posebno pomembno, da v e pismu uporabljamo elemente, ki jih sicer poznamo iz običajnih pisem. Torej je v e sporočilu glava, ki je podobna glavi iz običajnega, tiskanega poslovnega dopisa, z osnovnimi podatki o podjetju ali pošiljatelju. Pri poslovnem e komuniciranju je predvsem pomembno, da uporabljamo naslavljanje prejemnikov e pošte kakor pri običajnih dopisih. Formalno naslavljanje, npr. z gospod, gospa oziroma Mr., Ms., je priporočljivo, še posebno v mednarodni e komunikaciji. Izbrati moramo najbolj formalno obliko naslavljanja, odvisno od posameznega primera.
Podpis
Na koncu e pisma naj bo vedno podpis pošiljatelja e pisma; vsebuje naj ime in priimek, e naslov, naslov spletne strani, če jo imate, in v poslovnih pismih še položaj v podjetju, telefonske in faksne številke, na katerih je pošiljatelj dosegljiv.
Uporaba glav sporočila
Ob vse večjem številu e sporočil je zelo priporočljivo, da vedno izpolnimo polje Zadeva (Subject). E pošta brez opisa zadeve najpogosteje spominja na spam. Vsebina naj bo zelo kratka.
Pridobite si znanje o spletnem bontonu
Med največje pomanjkljivosti pri poznavanju spletnega bontona spadajo po mnenju mag. Skrta uporaba velikih črk pri pisanju sporočil, ustvarjalno izživljanje pri oblikovanju sporočil, pošiljanje promocijskih sporočil na naslovnike, od katerih nismo pridobili dovoljenja za pošiljanje, nenaslavljanje in neuporaba kontaktnih podatkov na koncu sporočila v poslovnem komuniciranju itn. »Veliko koristnega si lahko o pravilih lepega vedenja preberemo prav na internetu, v strokovni literaturi ali pa obiščemo enega od seminarjev, ki obravnavajo to tematiko,« še svetuje mag. Skrt.
vir:mojedelo.com
