Akt o sistemizaciji
Večina slovenskih podjetij ima akt, ki mu pravijo sistemizacija. Ocenjujemo, da ima take akte več kot 75 odstotkov organizacij (z izjemo mikro in malih podjetij), a kaj, ko strokovnjaki povsem suvereno trdijo, da ima uporabno vrednost manj kot tri odstotke omenjenih sistemizacij.
Podrobnejši vpogled v delovnopravno področje pokaže, zakaj je smiselno, da akt o sistemizaciji sprejmejo vsi delodajalci, tudi v malih podjetjih. Akt o sistemizaciji poznamo v slovenski ureditvi delovnopravnega področja že dolgo, a se v zvezi z njim še vedno pojavljajo vprašanja. Najpogostejše so dileme o tem, ali ga podjetja oziroma delodajalci sploh morajo imeti in kako ga uporabljati v praksi. Najpomembnejša zakonska določila, ki se neposredno nanašajo na akt o sistemizaciji, so vsebovana v Zakonu o delovnih razmerjih. O vsakodnevni uporabi sistematizacije v praksi smo se pogovarjali s kadrovskimi strokovnjaki, ki ocenjujejo, da se sistematizacija v slovenskih podjetjih premalo uporablja.
Opredelitev akta o sistemizaciji in njegova vsebina
Akt o sistemizaciji je predvsem organizacijski akt delodajalca, s katerim ta določi podlage za organiziranje dela v podjetju, določitev obveznosti, pristojnosti in odgovornosti, izvajanje kadrovske politike ter urejanje delovnih razmerij (načrtovanje kadrov, zaposlovanje, razporejanje, nagrajevanje, napredovanje, izobraževanje), razvrstitev delovnih mest v tarifne razrede, ugotavljanje tveganj ter določanje politike varnosti in zdravja pri delu. V praksi so se kot relevantne uveljavile vsebine kot izhodišča za oblikovanje delovnih mest, pregled delovnih mest, opisi delovnih mest, način opravljanja dela in odgovornost za opravljeno delo. V delovno mesto se združujejo naloge, za opravljanje katerih so potrebni po navadi enaka stopnja in enaka ali sorodna smer strokovne izobrazbe ter enake ali sorodne delovne izkušnje, dodatna znanja ali organizacijske sposobnosti. Pregled delovnih mest je sestavni del akta, iz katerega je mogoče dobiti vse relevantne informacije o delovnih mestih. Opis delovnega mesta je podrobnejša opredelitev posameznega delovnega mesta: naziv delovnega mesta, naloge, potrebna izobrazba, dodatna znanja, osebnostne lastnosti, delovne izkušnje, poskusno delo, odpovedni rok, odgovornosti, delovni čas, delovni pogoji itn. Delovna mesta se razvrščajo v posamezen tarifni razred predvsem na podlagi stopnje strokovne izobrazbe, ki je potrebna za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu. Tarifnemu razredu pripada neka vrednost, ki izraža zahtevnost delovnega mesta. »Akt sistematizacije se uporablja za formaliziranje nalog, dolžnosti in odgovornosti zaposlenih v podjetju. Neredko se sistematizacija uporablja tudi za učvrstitev kompleksnosti poslovanja in ustvarjanju sistema nagrajevanja. Po raziskavah pa je znano, da se veliko podjetij tega še vedno ne zaveda dovolj,« poudarja pomen akta Tomislav Hernaus, asistent Ekonomske fakultete v Zagrebu.
Praktična uporabnost akta in razlogi za njegov sprejem
V smislu organizacije dela je sistemizacija podlaga za opredelitev nalog posameznega delovnega mesta, saj je to v pogodbenem konceptu delovnega razmerja pomembno. Delavec, ki sklene pogodbo o zaposlitvi, namreč ima dolžnost in pravico opravljati le tisto delo, za katero je sklenil pogodbo o zaposlitvi. Le iz opredeljenih nalog posameznega delavca je mogoče in treba določiti tudi njegove pristojnosti ter odgovornosti, saj gre za pomembne elemente medsebojnega razmerja med delavcem in delodajalcem. Pri manjših delodajalcih pomeni ta akt navadno tudi podlago za nagrajevanje in napredovanje delavcev, kar pa se po podatkih kadrovskih strokovnjakov predvsem manjša podjetja premalo zavedajo, velika pa vse bolj in pogosto.
Večja fleksibilnost
»V družbah Poslovne skupine Sava uporabljamo sistematizacijo delovnih mest in nalog, saj smo prepričani, da s tem dosegamo večjo fleksibilnost razporejanja delavcev. Akt o sistematizaciji nam je podlaga pri razvrščanju zaposlenih. Menim, da je dobro oblikovana sitematizacija podjetju v veliko prednost, vsaj pri nas. Po naši oceni ima danes sistematizacijo v Sloveniji večina večjih podjetij in približno polovica malih,« pripoveduje Stanislava Rozman, vodja analitike in plačnih sistemov v kompetenčnem centru Kadri, pravo in organizacija v Poslovni skupini Sava.
Pot k sistemskemu pristopu in uspehu podjetja
»V skladu s podjetniško kolektivno pogodbo je delovno razmerje dovoljeno skleniti le za delovna mesta, ki jih določa akt o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest Mercator, d. d. Z aktom o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest, ki ga sprejme Uprava, se določijo pogoji za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu, delovne zadolžitve na delovnem mestu in tarifni in/ali plačilni razred posameznega delovnega mesta. Največja prednost sistemizacije delovnih mest je po našem mnenju prav sistemski pristop pri organiziranju in vodenju delovnega procesa, delitvi dela med delavce, razmejitvi del in nalog, pristojnosti in odgovornosti na delovnem mestu in organizacijski enoti, izvajanju kadrovske politike in urejanju delovnih razmerij, izvajanju varstva pri delu ter nagrajevanju. Pomanjkljivost je morda le manjša fleksibilnost pri izpolnjevanju navedenih dejavnosti, ki pa se lahko nadomesti z drugimi instrumenti vodenja in nagrajevanja,« pojasnjuje uporabo sistematizacije v Mercatorju mag. Božo Virant, direktor Mercatorjevega sektorja za organizacijo in kakovost.
60 odstotkov podjetij ne ve, zakaj pravzaprav potrebujejo sistemizacijo
Po besedah sogovornikov sistematizacija vsaj v velikih slovenskih podjetjih obstaja in se tudi uporablja. Na drugi strani pa Radovan Kragelj, kadrovski strokovnjak, trdi, da mu v zadnjih desetih letih približno 90 odstotkov vprašanih kadrovnikov ali vodij v najrazličnejših podjetjih ni znalo pojasniti praktične ter uporabne vrednosti svoje sistemizacije. »Sistemizacija je v svojem bistvu temeljni kadrovski instrument. Omogoča učinkovito in standardizirano selekcijo kandidatov, načrtovanje izobraževanja, razvoj kadrov in napredovanje, predstavlja pa tudi izhodišče za nagrajevanje delovne uspešnosti. Seveda pa je vse to le brca v temo, če je sistemizacija oblikovana zgolj v smislu normativnega akta. Iz prakse lahko zagotovim, da njene praktične vrednosti ne prepozna skoraj nihče. Predstavlja samo še en papir več – na veliko veselje tistih olesenelih birokratov, ki jim je proces pomembnejši od učinka,« iz izkušenj in lastnih raziskav pripoveduje Radovan Kragelj, direktor podjetja za upravljanje kadrovskih potencialov Kragelj & Kragelj, d. o. o.
Sistematizacije delovnih mest ne vidimo kot mrtve črke na papirju
»V Zavarovalnici Maribor v skladu s poslovno politiko vsako leto nadgrajujemo poslovne procese, med katere spada tudi sistematizacija delovnih mest in nalog z opisi posameznega delovnega mesta, ki je usklajen s kolektivno pogodbo. Kot tako velika organizacija sistematizacijo delovnih mest in nalog seveda potrebujemo in jo tudi uporabljamo. Kot vsako podjetje, ki se loteva sistematizacije delovnih mest in nalog, želimo tudi mi z njo doseči večjo poslovno učinkovitost,« je za Moje delo dodala mag. Natalija Postružnik, direktorica službe za odnose z javnostmi pri Zavarovalnici Maribor.
Sistemizacija kot pomemben vir motivacije
Običajno so sistemizacije delovnih mest v podjetju ali organizaciji izdelane po nekem splošnem modelu. Vedno imajo najprej splošne navedbe o tem, kaj naj bi kdo delal in kdaj. »Na sistemizacijo delovnih mest moramo gledati kot na živ organizem, ki se stalno spreminja in prilagaja potrebam delovnih mest,« svoje stališče pojasnjuje Radovan Kragelj iz podjetja Kragelj & Kragelj, ki se ukvarja s svetovanjem za upravljanje kadrovskih potencialov. Pravi še, da sistemizacija ni sama sebi namen, ampak je v resnici pomemben in osnovni kadrovski instrument ter zato podlaga vsem dejavnostim v podjetju pri upravljanju človeških virov. Zato je pomembno, da so opisi delovnih mest zelo natančni in konkretni. O sistemizaciji delovnih mest pa lahko govorimo šele takrat, ko imajo v podjetju opise za vsa delovna mesta. Seveda pa v sistemizaciji delovnih mest vidijo pomembno kadrovsko možnost le tista podjetja, ki se zavedajo pomena človeškega kapitala in vedo, kako pomembni so njihovi zaposleni za uspešno poslovanje podjetja.
Sistemizacija delovnih mest mora biti izdelana po osnovnih načelih. V njej morajo biti najprej zapisani opisi nalog in zadolžitev, ki jih bo zaposleni opravljal. Te naj bi bile napisane natančno, ampak hkrati kratko in jedrnato, tako da zaposleni natančno ve, kaj naj dela, kdaj in kako. Pri opisih vodstvenih delovnih mest najdemo besedo odgovornost. To konkretno pomeni, da je v opisu delovnega mesta zapisano: Vodja oddelka je odgovoren za pravočasno izvedbo ... Vendar se, kot prizna Kragelj, načelo odgovornosti počasi širi tudi na nižja delovna mesta. Meni, da bi bilo smiselno, če bi se to izrazoslovje preneslo tudi na administrativni kader, ki že samostojno prevzema nekatere naloge, da razbremeni vodilne delavce. Trenutno pa naloge še vedno prevladujejo pred odgovornostmi. Zaposleni ima tudi vso pravico do vpogleda v opis delovnega mesta. Za tiste, ki bi radi napredovali, je sistemizacija tako tudi pomemben vir motivacije. Ko kdo primerja opis delovnega mesta z opisom tistega, na katero želi napredovati, dobi natančen vpogled v to, kaj mora na poti do cilja še pridobiti, doseči ali nadgraditi. Podjetje pa laže načrtuje izobraževanje zaposlenih, saj ima natančno evidenco o tem, katere naloge zaposleni opravljajo, laže tudi ugotovi potrebe po novih znanjih. Zmanjšajo se stroški pri izbiranju kandidatov za izpraznjeno delovno mesto, saj natančno vedo, koga izbrati. »Sistemizacijo delovnih mest,« odločno svetuje Kragelj, »opravimo za vsa delovna mesta v podjetju ali pa za nobeno.« Le če izdelamo sistemizacijo za celotno podjetje, dobimo pravo sliko in izriše se hierarhija, podjetje pa pride do nekaterih logičnih ugotovitev. Običajno namreč ugotovijo, da se nekatera dela podvajajo, saj različni ljudje opravljajo ista dela, ne da bi bilo to treba in ne da bi za to prej sploh vedeli. Ne prav redko tudi ugotovijo, da zaposleni na različnih hierarhičnih ravneh opravljajo ista dela, to pa ni smiselno.
