Kako delati s težavnimi sodelavci?
Če se s težavnim sodelavcem ne spoprimete dovolj hitro, bosta trpela delo in počutje tudi pri drugih zaposlenih. Včasih zadostuje že enostaven pogovor, kjer pokažete zanimanje za sogovornika.
Vsi smo že kdaj v delovnem okolju naleteli na osebo, ki nam je delovni vsakdan pošteno priskutila in poskrbela za to, da so se delovne skrbi prenesle tudi v naš dom. Čas je, da ukrepate v zvezi s svojim težavnim zaposlenim, če odgovorite pritrdilno na katero od teh vprašanj:
• Se večkrat zalotite pri iskanju izgovorov za težavnega zaposlenega? Na primer v slogu: »Saj se še privaja na svojo novo nalogo.« Ali: »Doma ima polno težav.«
• Hodite domov pogosto jezni na tega zaposlenega?
• Uporabljate svoj natrpan urnik kot izgovor, da se ne soočite s težavnim zaposlenim?
• Se do težavnega zaposlenega obnašate bolj kot starš, skrbnik ali terapevt, ne pa kot nadrejeni?
Kdo so težavni zaposleni?
Pogosto se prehitro ujamemo v zanko prenagljenih obsodb in koga preveč impulzivno strpamo v koš tistih »ta težkih«. Predvsem se je treba zavedati, da smo vsi (da, tudi vi sami!) sem in tja težavni. To je lahko posledica vsakodnevnega stresa na delu ali zunaj delovnega okolja. Drži pa, da so nekateri pogosteje težavni kot drugi. In ni nujno, da so najtežavnejši tisti, ki so najmanj produktivni. Pogosto so to lahko tudi ljudje, ki jih v svojem podjetju vsekakor ne želite izgubiti.
Rečemo lahko, da so težavni tisti, ki povzročajo izgubo večje količine časa (saj se drugi z njimi zelo veliko ukvarjajo), nižajo svojo produktivnost in učinkovitost drugih zaposlenih ter v ekstremnih primerih posredno ali neposredno večajo fluktuacijo in/ali nižajo prihodke podjetja.
Kaj je za masko?
Vedno se je smiselno najprej potruditi, da ugotovite resnični vzrok vedenja. Vzroki so pogosto prav preprosti. Morda se zaposlenemu zdi, da je premalo cenjen, da si zasluži več pozornosti, da ni napredoval, pa bi moral itd. Vzroki so lahko tudi večje osebne težave (ločitev, težave z otroki, finančne težave …).
Zelo enostaven pristop pri reševanju težavnosti zaposlenega je pogosto že enostaven pogovor, kjer pokažete zanimanje za sogovornika. Poskušajte vzpostaviti umirjeno in prijetno vzdušje na štiri oči (spijte skupaj kavo, pojdite na kosilo in podobno) in spregovoriti z zaposlenim o morebitnih težavah ali nerešenih vprašanjih na delovnem mestu. Pokažite svoje razumevanje, če je vzrok za težave utemeljen, in ponudite pomoč. Če pa se težavnost zaposlenega nadaljuje in njegovo vedenje postaja vse bolj moteče tudi za druge zaposlene, je čas, da ukrepate drugače.
Dobra priprava
Pri obravnavi težavnega vedenja velja podobno kot pri vzgoji težavnega otroka. Pomembno je, da postavite meje in se jih tudi sami dosledno držite. Jasno naj bo določeno, kaj se tolerira in kaj ne. Izjemnega pomena je, da hitro odreagirate, ko so meje prekoračene. Velikokrat se boste morali odzvati takoj, a je priporočljivo, da vsaj za hip premislite, preden reagirate. Vendar ne premišljujte predolgo – ali še huje: ne izogibajte se konfrontaciji z zaposlenim – saj boste s tem težavnežu sporočali, da je vse v najlepšem redu in da lahko s svojim vedenjem nadaljuje. Nekatere stvari se pač ne uredijo sčasoma in same po sebi.
O svoji intervenciji razmislite na podlagi konkretnih dejstev, poskušajte se izogniti vplivu čustveno obarvanih govoric, ki pridejo do vas od drugih. Poskušajte zbrati vse potrebne informacije, ki jih o danem položaju potrebujete, od čim več vpletenih. Vaša naloga je, da znate resničen problem najprej identificirati, nato pa s konkretnimi dejstvi argumentirati, zakaj je vedenje nezaželeno in v kakšni smeri ga je treba spremeniti.
• Pripravite načrt. Vsak vodja mora biti tudi dober strateg. To velja tudi pri konfrontaciji s težavnimi zaposlenimi. Razmislite kje, kdaj in kako boste z zaposlenim spregovorili. Poskrbite, da bo pogovor tekel na štiri oči; razen če prej ocenite, da mora biti prisoten še kdo (denimo kadrovski predstavnik).
Čas za dejanja
• Usmerjenost na dejanja, ne na osebo. Ko posameznika soočite z njegovo težavnostjo, se osredotočajte na njegova dejanja. Ne napadajte zaposlenega kot osebe. Ne sporočajte: »Ti si slab, nesposoben, neodgovoren …« Poskušajte povedati: »Tvoje vedenje slabo vpliva na delovanje celotnega tima, saj …«
• Ponudite alternativo. Za tisto, kar je identificirano kot težavno, morate ponuditi pozitivno alternativo. Kako naj bi se v podobnih primerih zaposleni vedel, kako reagiral – kaj torej je sprejemljivo in celo zaželeno z njegove strani.
• Uporabljajte sporočila »jaz«. Če boste pri sporočanju in opisovanju razlogov, zakaj je neko vedenje posameznika težavno, uporabljali stavke »jaz«, bosta obramba in odpor z druge strani močno zmanjšana. Povejte na primer: »Jaz potrebujem celotno ekipo na delovnem mestu ob pravem času zato, da vsi delujemo kot usklajen tim in skupaj dosegamo zadane cilje. Zamujanje le nekaterih je zato nesprejemljivo.« Ne recite na primer: »Ti vedno zamujaš.«
• Poslušajte. Ne pozabite si vzeti časa, pa čeprav vam bo pritisk ob napetem položaju morda narasel, da prisluhnete tudi drugi osebi. Ne odrecite ji pravice, da se zagovarja in pojasni svoje razloge. To bo tudi vam omogočalo vzdrževati ustrezno raven objektivnosti in dalo čas za razmislek.
• Povzemajte/razčiščujte. Ko drugega poslušate in ko skupaj želita najti tvorno rešitev za vse strani, je povzemanje zelo uporabna tehnika. Z njo preverjate, ali vse pravilno razumete (da se ne bo težavnost pozneje zavila v neskončni začarani krog). Tako na primer recite: »Če te pravilno razumem, predlagaš …«
• Izpostavite pozitivno. Kot pri kritiki neželenega, težavnega vedenja objektivno izpostavite kritična dejstva, je treba izpostaviti tudi tisto, kar je pri zaposlenem pozitivno. Zmeraj kombinirajte kritiko s pozitivnim. S tem pridobite sodelovanje »nasprotne« strani in uravnotežite napetost položaja.
• Povzemajte. Ob koncu sestanka povzemite, kaj je bilo dogovorjeno za v prihodnje, in kakšne so posledice, če bodo meje, ki so določene, ponovno prekoračene. Povzemite in poudarite pozitivno alternativo: kaj je v prihodnje zaželeno in pričakovano.
Rdeča nit upravljanja s kadri pa zmeraj ostaja vaša osebna naravnanost. Ta je ključ do vseh rešitev. Zato tudi pri delu s težavnejšimi zaposlenimi poskušajte svojo naravnanost do njih ohranjati pozitivno. Če vam to ne uspe popolnoma, naj bo zlato pravilo vsaj to, da ne obtožujete in da niste žaljivi. Delujte objektivno, na podlagi dejstev, poskušajte najti skupno rešitev, ne vaše osebne zmage. V drugih iščite pozitivne strani in te tudi izpostavite.
Oh, ti težavni sodelavci!
Klišejske oblike težavnih sodelavcev lahko razvrstimo v nekaj značilnih kategorij:
negativisti – to so zaposleni, ki so negativistični, cinični, neentuziastični, kritični do vseh in vsakogar, niso pripravljeni sodelovati in podobno;
mučeniki – zaposleni, ki imajo do vsega odnos tipa »ubogi jaz«, počutijo se izigrane, izločene, drugim pogosto vzbujajo občutke krivde;
nergači – to so tisti, ki so kronično nezadovoljni in se nenehno pritožujejo, pogosto tudi nasprotujejo;
vsevedneži – v to skupino sodijo zaposleni, ki imajo večvrednostni kompleks in se na vsakem koraku počutijo superiorne, so arogantni, egocentrični in mislijo, da imajo vedno prav;
pasivneži – ti so pohlevni, tihi in ponižni zaposleni, ki se izogibajo konfliktom in tudi vsem odgovornostim;
agresivni – vsiljivi, agresivni, prepirljivi, nagnjeni tudi k temu, da druge izrabljajo ali se do njih vedejo nasilno, drugim pogosto poskušajo »soliti pamet« in se vtikajo v delo drugih; včasih drugim postavljajo zahteve, čeprav niso v vlogi nadrejenega;
perfekcionisti – to so zaposleni, ki stežka karkoli spustijo iz rok, zanje nikoli nič ni dovolj dobro in imajo težave tudi s sprejemanjem konstruktivne kritike.
Vir in informacije: Podjetnik, Februar 2009, www.podjetnik.si, Avtor: Vesna Lešnik
