Povratna informacija
Kaj je povratna informacija in katera so pravila dobre povratne informacije
Povratna informacija je sporočilo o učinku informacije na prejemnika. Predstavlja tisti del odgovora prejemnika, ki se vrne nazaj k pošiljatelju in mu pomeni informacijo o sebi in svoji komunikaciji. Omogoča, da pošiljatelj naredi ustrezne izboljšave v komunikacijskem procesu, hkrati pa znižuje možnost nastanka nesporazumov in konfliktov. Vsaka reakcija prejemnika v komunikacijskem procesu pomeni odgovor.
Informacijski učinek je odvisen od vrste informacije, zaznave sporočila in uporabe tega sporočila.
Povratna informacija se lahko nanaša na: vsebino sporočila, na sogovorca, na odnose med sogovorci, na odnos do vsebine, na vpliv sporočila na sogovorca.
Med komunikacijo povratne informacije iščemo, sprejemamo in dajemo. Pozorni smo na pravila dobre povratne informacije.
Pravila dobre povratne informacije
Povratna informacija naj bo besedna in izražena jasno. Če je v obliki nebesednega sporočila, obstaja večja nevarnost napačnega razumevanja, saj je le-to manj jasno, večpomensko in pogosto podvrženo napačnim interpretacijam.
Povratna informacija naj bo prilagojena tistemu, ki mu je namenjena, in sicer tako, da nas bo lahko razumel. V nasprotnem primeru ne bo učinkovita.
Povratna informacija naj bo konkretna - nanaša se na konkretno vsebino in vedenje.
Povratna informacija naj bo objektivna - nanaša se na dejanske informacije in dejstva, ne pa na naše občutke.
Povratna informacija naj bo direktna - neposredno povezana z vsebino in naj se nanaša direktno na tisto osebo, ki ji je namenjena. Ne sme biti izrečena prikrito ali posredno.
Povratna informacija naj bo iskrena - zajeta so naša resnična mnenja, čustva in misli.
Povratna informacija naj bo posredovana pravočasno - takrat, ko smo jo pripravljeni sprejeti, razumeti in uporabiti. Če jo prejmemo pozneje, je lahko njen učinek manjši oz. ga sploh ni.
Povratna informacija naj bo konstruktivna - namenjena reševanju problema ali konflikta. Skušajmo se izogniti poniževanju sogovornika in poglabljanju konflikta.
Pri povratnih informacijah mora veljati načelo vzajemnosti. Če povratne informacije dajemo, jih moramo biti pripravljeni tudi sprejemati.
Povratna informacija naj bo opisna – opišemo, kaj je bilo dobro in pravilno, ne sodimo in ocenjujemo. Za prejemnika je tako bolj nevtralna in povzroča manj neprijetnih občutkov.
Za uspeh pri delu je povratna informacija tako za podrejenega kot tudi za nadrejenega zelo pomembna.
Pri aktivnem poslušanju je torej treba znati ponuditi zrcalo in dovoliti, da se zrcalimo v drugih.
Vir: priročnik Direktor ZEN Vodenja, www.dashofer.si
