Poslovna raba elektronske pošte
Elektronska pošta je z nami že vrsto let. Postala je nepogrešljivo orodje za poslovno komunikacijo in udejstvovanje. Brez elektronske pošte si nekako ne moremo več predstavljati sodobnega poslovanja. Elektronsko pošto so začeli uporabljati na začetku šestdesetih let prejšnjega stoletja. Namenjena je bila vojski in akademskim ustanovam. Med poslovneži je postala pravi hit šele v prejšnjem desetletju. Tako v poslovnem kot v vsakodnevnem življenju je e-pošta verjetno prvi stik z internetom za večino uporabnikov. Raziskave potrjujejo, da je najbolj razširjena spletna storitev, saj jo v Sloveniji uporablja okrog tri četrtine rednih uporabnikov interneta.
Učinkovito poslovno komunikacijsko sredstvo?
Primož Žižek, MBA iz novomeškega podjetja Glavni trg, ki se ukvarja s komunikacijskim menedžmentom, ne dvomi v velik pomen e-pošte: »Elektronska pošta je izjemno komunikacijsko sredstvo. Kot veste, je druga (takoj za svetovnim spletom) izmed t.i. 'killer aplikacij', razvitih za internet. Pravzaprav se ne razlikuje veliko od tradicionalne pošte, je pa seveda mnogo hitrejša, cenejša in omogoča uporabo multimedijev. V poslovnem svetu jo uporabljamo tako v internem komuniciranju kot v odnosih s partnerji, ciljnimi javnostmi in z deležniki ter seveda s kupci in strankami. Poleg tega je elektronska pošta tudi močno orodje v rokah direktnih tržnikov, saj je ob učinkovito zasnovani akciji moč pričakovati dobre poslovne izplene. Pojavlja se v različnih oblikah: neposredno e-poštno nagovarjanje, virtualni marketing, posredovanje priporočil, povabila k sodelovanju ipd. Že samo dejstvo, da je v svetu prisotno močno gibanje, ki se bori proti neželeni e-pošti, govori o tem, da trženje z elektronsko pošto očitno prinaša dobre rezultate. Uspešnih primerov trženja s pomočjo elektronske pošte je veliko.«
Kako točno in hitro slovenska podjetja odgovarjajo na e-pošto?
Podjetja vsak dan dobivajo kopico elektronskih sporočil z najrazličnejšimi vsebinami. Zato je še toliko pomembnejše, da na njo odgovarjajo ažurno, prijazno in s pravilnimi informacijami. Da bi preverili ažurnost slovenskih podjetij pri odgovarjanju na elektronsko pošto, so v podjetju Glavni trg izvedli raziskavo, s katero so merili odzivnost slovenskih podjetij ter slog odgovarjanja. Glavne ugotovitve raziskave so prikazale, da je stopnja odgovorov zelo nizka, da so načini sporočanja informacij zelo različni in da je pravilna uporaba nove informacijske tehnologije na zelo nizkem nivoju. Pokazali so, da bo treba na področju odzivnosti preko e-pošte v Sloveniji še marsikaj postoriti. Drugo, svetlejšo plat raziskave so prikazali podatki najuspešnejših med merjenimi organizacijami, saj sta bili predstavitev informacij in odzivnost zgledni ter profesionalni.
Kakšen je trend pri uporabi elektronske pošte v poslovnem svetu?
Primož Žižek odgovarja: »Uporaba se bo povečevala premosorazmerno s povečevanjem obsega uporabnikov. Dejstvo je pa tudi, da sodobni informacijsko kompetentni poslovneži vse več časa preživijo za računalniki in virtualno komunicirajo. Nisem tehnični strokovnjak, zato bi težko odgovoril o prihodnosti na tem področju, vem pa, da se bodo storitve vse bolj integrirale. Že sedaj so na voljo tehnologije, ki dopolnjujejo oz. nadgrajujejo koncept e-pošte. Za primer bi navedel tehnologijo RSS, ki omogoča distribucijo vsebin po medmrežju in – konec koncev – tudi tehnologije za neposredno komuniciranje, kot so internetna telefonija (na primer Skype) in spletne konference.«
V podjetjih je veliko e-pošte zasebne narave
Raziskovalni podjetji Mirapoint in Radicati Group sta objavili raziskavo, ki je pokazala, da je 23 odstotkov e-pošte v podjetjih zasebne narave in ni povezana z delom. Skupaj z neželeno pošto tako okrog polovica e-pošte na službenem naslovu ni povezane z delom. 8 odstotkov zaposlenih pogosto pošilja zasebno pošto preko službenih e-poštnih naslovov, 29 odstotkov uslužbencev to počne včasih, 35 odstotkov redko, 28 odstotkov pa je takšnih, ki tega ne počnejo. 72 odstotkov zaposlenih priznava, da preko službene e-pošte pošilja fotografije, kratke videoposnetke, smešnice in podobno, 12 odstotkov jih celo krši avtorske pravice, zaseda ogromno prostora na strežnikih in porablja veliko pasovne širine. 92 odstotkov anketiranih ima zasebni e-poštni naslov in kar 25 odstotkov od teh jih redno pošilja službeno pošto na svoj zasebni naslov, medtem ko jih 62 odstotkov službeno pošto pošilja z zasebnega e-poštnega naslova, s čimer je seveda ogrožena tudi varnost zaupnih podatkov podjetij.
Porast neželene pošte (spama)
1978 – Spam je poslan na 600 elektronskih naslovov.
1994 – Zasledijo prvi zelo velik val neželene pošte, poslan na 6000 elektronskih oglasnih desk (BBS), ki doseže na milijone ljudi.
2005 – Količina poslanega spama doseže okoli 30 milijard dnevno. Strokovnjaki ocenjujejo, da je od celotne poslane e-pošte na svetu več kot 80 odstotkov neželene.
2006 – Število neželene pošte naraste na okoli 55 milijard dnevno.
Kako se z neželeno elektronsko pošto soočajo slovenska podjetja?
Primož Žižek meni: »Neželena elektronska pošta je kolateralna škoda razvoja na internetu. Je pač nujno zlo. Na tem področju potrebujemo jasnejšo zakonodajo. Po mojem bo nujno potrebno poenotenje prakse na vseh kontinentih sveta, saj je neželena pošta globalni pojav. Sicer pa se naša podjetja soočajo z neželeno pošto predvsem z 'anti-spaming' programjem in tudi interno politiko ravnanja z elektronsko pošto. Najverjetneje podjetja večinoma uporabljajo kar Microsoft, saj so orodja vključena v operacijski sistem in jim to zadostuje. V porastu so odprtokodne rešitve, ki sicer zahtevajo več poglabljanja in časa za optimizirano nastavitev aplikacij, a imajo veliko prednosti. Administratorji, ki na strežnikih uporabljajo odprtokodne sisteme pravijo, da so takšne rešitve, ko so nastavitve optimirane, bolj ali manj tipa 'set it & foget it' in tudi morebitne varnostne 'razpoke' se hitreje odpravijo.«
Urejanje e-pošte je za podjetja vedno pomembnejše
Podjetje Radicati group ugotavlja, da je boj proti neželeni elektronski pošti med glavnimi cilji podjetij do konca leta 2006. V prihodnje bo očitno postalo dobičkonosno arhiviranje elektronske pošte, saj 39 odstotkov podjetij načrtuje uporabo sistema za arhiviranje. Velikost e-poštnih priponk in obseg prometa z e-pošto sta se v letošnjem letu izjemno povečala, kar bo imelo za posledico kar 61 odstotkov večje zahteve po pasovni širini in prostoru za shranjevanje. Raziskovalno podjetje Gartner je objavilo, da v Združenih državah zaposleni za urejanje e-pošte v povprečju porabijo 49 minut dnevno, medtem ko jih 24 odstotkov za to opravilo porabi več kot uro.
Misel Primoža Žižka, MBA: »Elektronsko pošto v poslovnem svetu uporabljamo tako v internem komuniciranju kot v odnosih s partnerji, ciljnimi javnostmi in z deležniki ter seveda s kupci in strankami. Poleg tega je elektronska pošta tudi močno orodje v rokah direktnih tržnikov, saj je ob učinkovito zasnovani akciji moč pričakovati dobre poslovne izplene.«
5 drobnih nasvetov za obvladovanje elektronske pošte.
1. Med delovnim časom si določite največ tri termine in pošto preglejujte le takrat.
2. Za odgovarjanje na prispelo pošto si določite časovno omejitev in jo spoštujte.
3. Na službenem računalniku si onemogočite avtomatsko oznanjanje prejete pošte, saj boste zanesljivo učinkovitejši.
4. Uporabljajte filtre (najdete jih v vseh pomembnejših poštnih odjemalcih), ki vam samodejno sortirajo prispelo pošto v želene mape. Pridobili boste na preglednosti.
5. Ne odlašajte z odgovori; po drugi strani pa pošto, na katero nimate časa odgovoriti, če je to primerno, posredujte svojim sodelavcem.
(Jernej Huber)
.gif)
