Benchmarking – učite se od najboljših
Benchmarking nam ponuja odlično priložnost, da se primerjamo z najboljšimi, odkrivamo svoje zaostanke v primerjavi z njimi in se učimo iz uspešnih poslovnih praks.
Nenehno povečevanje zadovoljstva kupcev in nenehno izboljševanje na vseh področjih poslovanja postaja ključnega pomena za obstoj in rast podjetja. Benchmarking je ena izmed metod, ki omogoča odkrivanje zaostankov v poslovanju podjetja v primerjavi z najboljšimi. Odkriva najboljše prakse poslovanja in jih poskuša integrirati v poslovanje lastnega podjetja.
Benchmarking je proces iskanja in odkrivanja razlik med poslovanjem lastnega podjetja in poslovanjem izbranega primerjalnega partnerja. Namen benchmarkinga ni le izvedba analize, ampak prilagajanje poslovanja svoje organizacije s prisvajanjem najučinkovitejših praks. Podjetje izvaja benchmarking zato, da bi bilo z njegovo pomočjo na trgih uspešnejše od svojih konkurentov.
Kako se lotimo benchmarkinga v svojem podjetju
Večina podjetij benchmarking neformalno že izvaja. Analizirajte poslovanje svojega podjetja in odkrijte šibke točke: so to morda tržni prijemi, visoki stroški proizvodnje, neatraktivni izdelki ali morda kak drug proces v podjetju, ki bi ga radi izboljšali?
Informacije o lastnem poslovanju pridobimo z analizo poslovanja podjetja in z ugotavljanjem vzrokov za odstopanja od začrtanih ciljev. Za vsak poslovni proces v podjetju, ki ga želimo proučevati, moramo najti najustreznejši način zbiranja in obdelave podatkov. Za splošno ugotavljanje uspešnosti podjetja bomo na primer uporabili analizo računovodskih izkazov. Za ugotavljanje motivacijske klime bomo razdelili vprašalnike ter izvedli poglobljene intervjuje med zaposlenimi. Če želimo pridobiti informacije o učinkovitosti tržnih prijemov, pa bomo na primer izvedli anketo med kupci.
Poslovanje lastnega podjetja moramo poznati, da lahko določimo predmet primerjave, primerjalne partnerje in da lahko med njimi primerjamo rezultate. Poznavanje poslovanja najboljših konkurentov pa je izhodišče za razmišljanje in ustvarjanje konkurenčnih prednosti podjetja, ki omogočajo boljšo realizacijo poslovnih procesov, kakovostnejše rezultate in nižje stroške poslovanja.
Ko določite področje poslovanja v podjetju, ki bi ga radi izboljšali, se osredotočite na kritične točke ter poskušajte odkriti, kdo je na tem področju najuspešnejši in kakšni so njihovi načini urejanja teh področij dela. Paziti morate, da kot primerjalnega partnerja pri benchmarkingu vzamete primerno podjetje. Malo podjetje s petimi zaposlenimi in dokaj nizkim obsegom poslovanja ne more primerjati svojih tržnih prijemov s podjetjem s 500 in več zaposlenimi. Pri tržnih prijemih tudi ni potrebno, da se primerjate s podjetji v isti panogi. Primerjavo s podjetjem, ki ni vaš neposredni konkurent, imenujemo nekonkurenčni benchmarking. In ravno nekonkurenčni benchmarking vas lahko privede do idej za uvajanje novih tehnologij v vašo panogo in idej za nove izdelke oziroma izboljšave obstoječih.
Kako pridobiti podatke od konkurentov
Pri izvedbi konkurenčnega benchmarkinga lahko hitro naletimo na oviro. Nobeno konkurenčno podjetje vam ne bo prostovoljno izdalo podatkov, ki bi razkrili njihove metode, ki jih uporabljajo pri poslovanju. Ker konkurenti med sabo skrbno skrivajo svoje prednosti, so lahko zbrani podatki in informacije nepopolni, nekonsistentni ali nezanesljivi. Če imate namen izvesti konkurenčni benchmarking, je najbolje, da se s konkurenti dogovorite, katere procese bi radi proučevali, in jih v sodelovanju z njimi poskušate izboljšati.
Za pridobivanje informacij o poslovanju izbranega primerjalnega podjetja najprej uporabimo javno dostopne vire, šele nato se obrnemo neposredno na podjetje. Informacije, ki nas zanimajo, najpogosteje pridobivamo s telefonskimi pogovori, sestanki in osebnimi obiski, anketiranjem po pošti, pregledovanjem člankov ter notranjih arhivskih podatkov.
Primerjalnim partnerjem je treba vnaprej predstaviti osnove projekta. Pomembno je, da vnaprej sestavimo načrt pridobivanja podatkov ter damo partnerjem možnost, da se ustrezno pripravijo. Za preverjanje resničnosti informacij uporabimo triangulacijo, to je kombinacijo različnih metod pridobivanja podatkov ali kombinacij različnih virov.
Zbiranju podatkov sledi analiza zbranih podatkov, pri kateri odkrivamo splošne vzorce in smernice poslovanja. Manjkajoče podatke dopolnimo. Iščemo večja odstopanja, jih preverimo in poskušamo ugotoviti razloge zanje.
Na podlagi pridobljenih informacij in podatkov ovrednotimo konkurenčne prednosti in slabosti proučevanih oddelkov, podjetij ali poslovnih procesov. Odkrijemo pomanjkljivosti in izdelamo akcijski načrt za zmanjševanje vsake pomanjkljivosti posebej. V nadaljevanju je treba spremljati izvajanje načrtovanih sprememb, odkrivati njihovo učinkovitost ter primerjati dejanske rezultate z načrtovanimi.
Koristi benchmarkinga
Cilji benchmarkinga so spodbuditi nastajanje novih idej, omogočiti učenje od najboljših ter spoznavanje tehnoloških novosti, do katerih se v lastni panogi ne bi dokopali še nekaj časa. Izvedba benchmarkinga vodstvo podjetja in zaposlene spodbuja in motivira. Poznavanje poslovanja konkurence, poslovanja lastnega podjetja ter potreb končnih potrošnikov omogoča podjetju, da si zastavi realne cilje in določi ustrezna merila produktivnosti.
Namen benchmarkinga je tudi spodbujanje sodelovanja s konkurenčnimi podjetji, s katerimi namesto konkurenčnega boja iščemo nove ideje in rešitve tako za izboljšanje procesa proizvodnje in s tem nižanje stroškov proizvodnje kot tudi za boljše in hitrejše zadovoljevanje potreb končnih potrošnikov.
Pravilna izvedba benchmarkinga lahko prinese podjetju veliko koristi. Benchmarking nam tako omogoča, da s primerjalno presojo za svoje podjetje najdemo najprimernejšo rešitev, ki bo podjetju omogočala primerno rast in konkurenčno prednost, s katero bomo lahko svojim kupcem ponudili kakovosten in atraktiven izdelek. Toda strategija posnemanja lahko pripelje do zmage v nekaterih bitkah, zelo majhna verjetnost pa je, da posnemanje najboljših privede do zmage v vojni. Vojno bo dobilo podjetje, ki bo informacije, pridobljene z benchmarkingom, nadgradilo.
Primer: Proizvodnja sedežnega pohištva
|
1. Kaj primerjati? Proizvodi (dizajn, kakovost materiala, vzmetenje oziroma trdoto sedežne garniture, cena artikla); način izdelave (ročna izdelava/uporaba strojev – hitrost, kakovost, cena strojev); proizvodnji stroški (stroški materiala, amortizacije, vzdrževanja/popravil…); poprodajna ponudba (garancije, hitrost in kakovost odprave napak…). |
|
2. S kom primerjati? Najuspešnejši proizvajalec sedežnega pohištva v svetu in v Sloveniji. Primerjava s prodajalci v Sloveniji je ustrezna zaradi specifičnih zahtev slovenskih kupcev (dizajn, trdota, materiali …). S proizvajalci v tujini pa se splača primerjati zaradi tehnologije, ki jo uporabljajo pri izdelavi, stroškov izdelave, ugotavljanja razmerja med delavskim in kapitalskim (stroji) prispevkom pri izdelavi izdelkov… |
|
3. Kako mi izvajamo procese? Pripravimo izhodišča, s katerimi bomo primerjali pridobljene podatke konkurentov. Istočasno lahko odkrijemo pomanjkljivosti lastne proizvodnje. Za primerjavo je treba poznati kakovosti in značilnosti našega pohištva in način izdelave ter stroške, povezane z njimi. |
|
4. Kako oni izvajajo proces? Značilnosti sedežnega pohištva lahko odkrijemo preprosto z ogledom. Pri tem lahko odkrijemo: dizajn, način izdelave (strojno, ročno), kakovost materiala (včasih tudi dobavitelja materiala), vzmetenost… S proizvajalci v tujini, ki ne prodajajo na istih trgih kot mi in niso naši neposredni konkurenti, se lahko dogovorimo za ogled proizvodnje in sodelovanje pri benchmarkingu. Odkrijemo lahko, katere stroje uporabljajo, kje kupujejo material, kakšne cene dosegajo pri dobaviteljih, kako so usposobljeni delavci, kako motivirajo delavce za večjo delovno učinkovitost… |
|
5. Kako jih bomo dohiteli in prehiteli? Narediti moramo akcijski načrt. Bomo ponudili sedežne garniture podobne oblike kot konkurenti na trgu? Bomo poskusili znižati stroške proizvodnje? V akcijskem načrtu, ki je navadno pisni dokument, si točno časovno opredelimo potek dogodkov, ki nas bo pripeljal do želenega cilja. Na primer, znižanja stroškov proizvodnje: |
Opredeliti moramo čim natančnejši potek dogodkov in postaviti natančne cilje, da bomo lahko nadzorovali njihovo uresničitev.
S kom se primerjati
Podjetje se lahko primerja s podjetji, ki delujejo na istem trgu in so mu torej konkurenti, ali pa z nekonkurenčnimi podjetji. Kdaj izbrati katero od obeh možnosti, smo vprašali samostojnega svetovalca Leona Koširja.
Kaj se lahko naučimo (s primerjavo) od konkurenčnih podjetij?
Od (naj)boljših se lahko naučimo delati prave stvari na pravi način. To pa ugotovimo prek različnih vidikov: rezultatov ključnih poslovnih kazalnikov, ki kažejo finančno zdravje podjetja, učinkovitosti operativnih procesov, nato prek stopnje zadovoljstva kupcev/strank, preko ravni organizacijske kulture in vse bolj tudi prek stopnje voditeljstva. Pri primerjanju je smiselno posebno pozornost posvetiti temu, kako učinkovito delujejo operativni procesi in s kakšnimi praksami so bili doseženi njihovi rezultati. Prepoznavanje, prilagajanje in prenašanje dobrih praks iz uspešnih v lastno okolje je ena izmed ključnih konkurenčnih prednosti.
Kdaj se je bolje primerjati z nekonkurenčnimi podjetji iz drugih dejavnosti?
To je med drugim odvisno od nabranih izkušenj v benchmarkingu, obstoječega položaja v predhodno izvedenih primerjalnih analizah in ambicioznosti podjetja. Priporočljivo se je najprej primerjati z najboljšim v svoji panogi. Ko so izboljšave v grobem izčrpane, pa se je smiselno ozreti za najboljšimi na svetu nasploh oziroma izvesti tako imenovani world class benchmarking. S tem se bo opredelila velikost »prepada« med vami in najboljšimi na svetu. Prva pogoja za to pa sta dobro poznavanje in merjenje lastnih procesov. Če ne veste, kako delate, če nimate prikazov delovnega procesa in ne veste, kaj in kako meriti, potem nimate ničesar, kar bi lahko delili z drugimi. Pri resnem benchmarkingu je to običajno dvosmerna pot, in ne zgolj primerjanje številk v nekakšnih tabelah. Za kar prosite drugega, morate biti enako pripravljeni tudi deliti z njim. Naslednja pomembna točka pa je, da ocenite, kdo primerjani proces izvaja precej bolje od vas, da dobite sveže in prave ideje.
Vir in informacije: Podjetnik, September 2008, www.podjetnik.si, Avtor: Katja Divjak
