Preklop na brezpapirno poslovanje
Če se pri poslovanju srečujete z velikimi količinami papirjev, razmislite o zamenjavi papirnatega poslovanja z elektronskim. Tako boste v poslovnih prostorih pridobili kar nekaj prostora, da o pozitivnih učinkih za okolje niti ne govorimo.
Skoraj ne mine teden, da podjetniki ne bi dobili ponudbe za uvedbo e-arhivov, e-poslovanje ... Vedno z navajanjem podatkov, ki kažejo na to, da brez uporabe teh programov poslujemo neracionalno. Pa so ti programi za podjetnika resnično koristni?
Odgovor je preprost: Odvisno od podjetnika! Koristni so, če želite slediti modnim trendom pri uporabi informatike oziroma če se odločite in uvedete del, ki je za vas uporaben. Odgovor »ne« pa pride v poštev, če ste med tradicionalisti, ki jim sedanji sistem evidentiranja in ravnanja z dokumenti zadošča. S temi se ne bomo ukvarjali, kajti gre za osebno prepričanje, ki ga ne bi spreminjali.
Osnovno opremo že imate
Dejstvo je, da moramo skoraj vsak prejeti papirnati dokument posredovati komu in ga shraniti v rednik ali po domače fascikel. Praviloma morajo dokumenti tudi zakrožiti v podjetju, povzročiti reakcijo (potrditev računa, izdajo računa, sprejem ponudbe, sklenitev pogodbe …). Zaradi tega moramo precej dokumentov kopirati ali pošiljati po faksu. Tudi te pogosto ponovno arhiviramo. Izgubljajo se nam e-poštna sporočila, ker ostajajo v računalnikih, ki jih včasih pobrišemo.
E-poslovanje ima za vse to elegantne rešitve. Z uvedbo brezpapirnega poslovanja kateri koli dokument, ki ga prejme podjetje, pretvori v elektronsko obliko (»poskenira«) in z dodatnimi atributi, to je podatki, shrani, da je pozneje na voljo za pregledovanje. Seveda se lahko odločite spremeniti in shraniti tudi že obstoječe papirje v podjetju.
Osnova za uvedbo e-poslovanja je oprema, ki jo večina podjetij že ima. Sem sodijo naprave za zajem dokumentov oziroma optični bralniki, pomnilniški mediji (trdi diski, DVD-ji ...), programi za prepoznavanje pisave in drugo. Vsa ta oprema je v zadnjih letih dosegla visoko stopnjo zmogljivosti in zanesljivosti.
Zajeti dokument se po elektronski pošti pošlje naslovniku, ta ga po potrebi obdela (na primer potrdi račun ali pa ga zavrne), prenese podatke v druge aplikacije oziroma poslovne programe in arhivira skladno z zakonom. Na videz čisto preprosto in zagotovo koristno! Pa žal ni povsem tako! Za velike in srednje sisteme oziroma organizacije, ki imajo veliko opraviti s papirji, se uvedba brezpapirnega poslovanja vsekakor izplača. Sam imam izkušnjo iz RTV-ja, kjer smo že konec devetdesetih to naredili v oddelku za RTV-prispevek in stvar je odlično delovala. Prepričan sem, da bi bil tak sistem zelo koristen pri projektu enega od ministrstev v okviru programa Phare. Ker ga niso pripravili in se ustrezno organizirali, smo vsi vključeni skupaj »sfabricirali« za tovornjak papirja!
Začnite s knjigovodsko dokumentacijo
Uvedbo e-poslovanja in predvsem e-arhiviranja nedvomno priporočam povsod tam, kjer je reden »dotok« velikih količin papirjev, ki jih je treba vsaj nekaj časa hraniti. V malih podjetjih je zadeva nekoliko bolj zamotana, ker papirjev le ni toliko, da bi bili nakupi ustreznih programov vedno upravičeni. Uvajanje takšnih sistemov tudi pomeni veliko novosti za zaposlene, ki se jim po človeški plati povsem razumljivo upirajo. Torej bi kazalo pred nakupom opreme in uvajanjem e-poslovanja dobro razmisliti, kaj in kako začeti.
Moj predlog na osnovi izkušenj je: začnite z uvajanjem na področjih, kjer praktično ne morete zgrešiti. To je pri knjigovodski dokumentaciji, ki jo po zakonu morate hraniti 10 let, nekatero pa trajno. Priskrbite si program e-vhodne knjige s sistemom potrjevanja in prenosa podatkov v poslovni sistem, ki vam bo zagotovila naslednje:
1. zajem prejetih faktur v vhodno knjigo;
2. seznanitev odgovorne osebe za »likvidacijo« s prejetim računom in evidentiranje njegove odločitve (zavrnitev, sprejem …);
3. prenos slike računa do osebe odgovorne za knjiženje, kjer se (lahko s programom za prepoznavanje pisave) vnesejo podatki iz fakture v lastno knjigovodstvo. Pri prejemu standardih (mesečnih) računov se prepoznavanje lahko opravi povsem samodejno - del računov lahko celo že prejmete v ustrezni e-obliki in zajem sploh ni več potreben.
4. elektronsko hranjenje dokumenta tako, da se izpolnijo vse zakonske zahteve in da pooblaščeni ljudje najdejo dokumente, če in ko jih potrebujejo.
To je zelo kratek in jedrnat opis, kaj lahko pričakujete oziroma morate zahtevati od e-vhodne knjige. Več vam bodo ponudili prodajalci na predstavitvah. Vendar vam svetujem, da se jim ne prepustite v celoti. Poiščite tudi vi koga, ki se na to spozna. Ta vam bo vedel povedati, kaj boste morali spremeniti in narediti, da bi izdelan sistem uvedli. Sicer tvegate, da se vaši podrejeni za sistem ne bodo navdušili ali pa vas bo uvedba drago stala, ker bodo prodajalci morali sodelovati tudi pri uvajanju.
Ni vse tako lepo in preprosto, kot običajno pripovedujejo prodajalci. Vendar vedite, da boste tak program čez deset let skoraj zagotovo uporabljali. Prej ga začnete izkoriščati, več koristi boste imeli. Cena takšnega programa, če je integriran v poslovni program, kar je edino smotrno, je od 3000 evrov naprej.
Nadaljujte s programi za hranjenje pogodb
Drug program, ki bi ga prav tako priporočil, je poseben program za evidentiranje in hranjenje pogodb. Pogodb (sem spadajo tudi listine, ki po vsebini pomenijo pogodbo, kot je recimo ponudba s sprejemom …) je namreč v podjetju veliko! E-poslovanje zagotovi evidenco pogodb z osnovnimi parametri, možnost pregledovanja, ne da bi se iskali originali, delale kopije … S tem tudi preprečite, da bi se originali izgubili, morda jih celo kdo ukrade ali se uničijo v požaru. Zelo učinkovita nadgradnja tega programa je tudi načrt dejavnosti, predvsem plačil, ki izvirajo iz pogodb. Pomembno je, da tak program omogoča učinkovito zaščito pred nepooblaščenim ogledovanjem, kopiranjem, hranjenjem in podobnimi zlorabami. Vendar je moje mnenje, naj zaradi tega podjetnik ne kupi celotnega sistema e-poslovanja. Več omogoča enostaven poseben program. Cena zanj se giblje od tisoč evrov naprej, odvisno od števila uporabnikov, funkcionalnosti sistema …
Znebite se fasciklov
Zanimiva je tudi možnost, da se tudi pri klasičnem poslovanju znebite »fasciklov« in arhiviranja, ki zaseda vse več prostora. Preprosto najamete specializiranega izvajalca, ki pride k vam, prevzame dokumentacijo, jo odpelje, vam pa vrne CD ali DVD s posneto dokumentacijo. Seveda vam dodajo tudi program za pregledovanje shranjenih podatkov. Okvirna cena za arhiviranje enega rednika je od 30 evrov naprej.
Ko omenjena sistema v podjetju in pri zaposlenih zaživita, pa imate odprta vrata do popolnega e-poslovanja. Sistemi vedno omogočajo, da se že obstoječi arhivi uporabijo tudi v nadgrajenih sistemih.
Vir in informacije: Podjetnik, September 2008, www.podjetnik.si, Avtor: Igor Kadunc
