Kako motiviramo težavne zaposlene
Kako prepoznate klasičnega negativneža na delovnem mestu? Upira se vsaki predlagani spremembi delovnega procesa, proti vam ščuva druge sodelavce, prepira se za vsako malenkost, nenehno ustvarja konfliktne razmere in svoje delovne naloge izpolnjuje zgolj z najmanjšim vloženim naporom. Nič, česar se lotite, ne pelje do izboljšanja položaja. Vaši nasveti ne padejo na plodna tla. Če kričite, se odzove še bolj prepirljivo, grožnje s kaznijo ignorira, dejanska kazen pa ima zgolj začasen učinek.
Čeprav se zdi neverjetno, je tak odnos, ki se praviloma izoblikuje že v mlajših letih, mogoče spremeniti. Rešitev pa ni v vaših sodelavcih, temveč v vas samih. Preden se bodo začeli spreminjati drugi, morate vi sami ustvariti pozitiven odnos do vašega podjetja in dela ter imeti močno željo in voljo pomagati drugim. Dobro napotilo pri tem so lahko že besede Dala Carnegieja: »Izbrati moramo pravilne misli.«
Kaj torej storiti v podobnih primerih? Odločilno je, da se zavedate pomena proaktivnega delovanja za ustvarjanje dobrih medosebnih odnosov, da obvladujete svoja čustva, postavite jasno razumljive smernice, poslušate tudi neizgovorjeno, razvijate pozitivne medosebne odnose in uporabljajte moč pozitivne spodbude, gledate na svoje sodelavce kot na partnerje ter iščete možnosti za ustvarjanje tvornih navzkrižij.
Na negativna čustva se je seveda najpreprosteje odzvati na enak način. Vendar pa v takem primeru ne bo v ospredju vsebinski vidik komunikacije, temveč odnosni. Če se na konfliktno situacijo ne boste odzvali osebno, boste lahko obvladali svoja čustva in na problem pogledali objektivno. Nekonfliktno komuniciranje pomeni, da nekonfliktno komunicirate vi sami in da se na morebitno konfliktno komunikacijo sogovornika ali sogovornice (podcenjevanje, jeza, dvom) odzivate samozavestno in nekonfliktno. Takšno odzivanje je treba vaditi, da postane veščina, ki izhaja iz iskrenega hotenja.
Pogoji za nekonfliktno komuniciranje
Prvi pogoj za nekonfliktno komuniciranje je iskreno hotenje, nato pa je zelo pomemben odnos do sogovornika, ki ga je dobro formulirati takole: »Sodelavec je naš partner in zaveznik – če še ni, pa še bo.« Za nekonfliktno komuniciranje je zelo pomembna tudi ozaveščena komunikacija, združena s poznavanjem veščin nekonfliktnega komuniciranja. A če tega ni in če je hotenje dovolj močno, se v začetku krepko oprite nanj! Ne nazadnje pa je za uspešno nekonfliktno komuniciranje pomembno tudi poznavanje čim večjega števila uporabnih postopkov, sestavin informacij in ljudi, kar vse tvori ogrodje vašemu komunikacijskemu sistemu.
Postavite jasno razumljive smernice
Zelo dobra metoda za vzpostavljanje učinkovitejšega sodelovanja je tudi ta, da sodelavcem postavite nedvoumne norme kakovosti, njim pa prepustite način, kako priti do njih. Kjer koli je to mogoče, jim dajte možnost večje udeležbe oz. samostojnosti pri opravljanju dela. Spodbujajte jih z novimi izzivi. S tem boste bistveno zmanjšali njihovo oporekanje in prepiranje zaradi malenkosti in posameznih podrobnosti. Zaradi večjega nadzora nad svojim delom bodo sicer še vedno našli stvari za nasprotovanje, vendar pa ne bodo imeli več tako velike želje, da bi se z vami prepirali v vsaki točki.
Poslušajte tudi neizgovorjeno
Negativni sodelavci se po navadi ne obotavljajo povedati tistega, kar jim leži na duši. Pa vendar njihovi resnični problemi velikokrat ostanejo neizgovorjeni. Mogoče je razlog za njihovo ugovarjanje zgolj strah pred tem, da vam niso všeč, ali pa jih skrbi kakšen problem iz zasebnega življenja. Skratka, negativizem je pogosto zgolj klic na pomoč. Takrat poskušajte iz njihove neverbalne komunikacije razbrati in odkriti resnične razloge za njihov negativni odnos. S tem ko jim boste brez predsodkov prisluhnili, bodo sodelavci vedno bolj pripravljeni odstreti negativne čustvene ovoje, ki jim povzročajo frustracije in skrbi. Takrat pa bodo tudi bistveno bolj pripravljeni na sodelovanje z vami.
Kaj torej narediti, ko začutite, da je razlog za negativen odnos vašega sodelavca njegov občutek, da ga ne spoštujete oziroma vam ni všeč? Začnite hvaliti in dajati priznanje delu, ki ga je dobro opravil. Predvsem pa ravnajte tako, da se bo počutil pomembnega – in storite to iskreno.
Razvijajte pozitivne medosebne odnose
Bistveno vprašanje, v katerem se skriva izhodišče za ustvarjanje dobrih medosebnih odnosov, je, kako vi vidite težavnega sodelavca. Ali ne gre zgolj za človeka s problemi, njegov negativni odnos na delovnem mestu pa je zgolj posledica odprtih problemov na drugih področjih? Zato taki sodelavci potrebujejo nenehno pozornost. Na ta način in z vašo zavestno dejavnostjo za boljše medosebne odnose sicer ne boste spremenili njihove osebnosti, lahko pa naredite velik premik v njihovem vedenju.
Bodite dober poslušalec – spodbujajte jih, naj govorijo o sebi. Naj vas začnejo resnično zanimati. Ni treba, da postanejo vaši prijatelji, pomembno pa je, da niso vaši sovražniki. Vzemite si čas zanje, pojasnite jim svoje odločitve in jim dopustite, da razvijajo lastne zamisli. Z njimi se občasno pogovarjajte tudi o povsem družabnih temah, ki niso vezane na posel – naj tudi oni na vas gledajo kot na človeka in ne zgolj kot na menedžerja.
Moč pozitivne spodbude
Eden najboljših načinov za ustvarjanje pozitivnih občutkov in preprečevanje negativnih je uporaba pozitivne spodbude. Ko kdo naredi kaj narobe, je seveda naš najbolj naraven odziv ta, da ga kritiziramo. Sogovornik se bo zato verjetno počutil manjvredno, neumno ali pa bo v sebi začel gojiti občutke upora. S tem nismo dosegli našega cilja, ki je bil, da spremenimo njegovo vedenje in spodbudimo proces učenja, temveč smo povzročili, da se počuti še slabše. To tudi pomeni, da ne bo nujno popravil tistega, kar je naredil narobe.
Carnegiejev osnovni napotek za dobre medosebne odnose je: »Ne kritiziraj, ne obsojaj in ne pritožuj se.« Znani psiholog B. F. Skinner je nekoč izjavil, da kritika zgolj okrepi slabo vedenje. Zato priporoča, naj vodja poskuša čim bolj omiliti svojo odziv ob slabem vedenju zaposlenega. Po drugi strani pa je treba kar najbolj povečati pohvalo ob dobrem ravnanju. Namesto da sodelavca kritizirate ob slabem ravnanju, raje mirno recite: »Opazil sem določen napredek pri tvojem delu. Dovoli mi, da ti pokažem, kako lahko to narediš še bolj učinkovito.« Ko pa sodelavec napreduje, ga iskreno pohvalite ter mu izkažite pozornost in priznanje. Tako boste okrepili njegovo željo, da dela še bolje, zvišali njegovo samopodobo in ustvarili razmere za razvijanje pozitivnega odnosa. Pri tem je zelo pomembno, da je pohvala iskrena in da resnično obstaja razlog zanjo.
Izberite drugačno nalogo
Kako pa lahko iskreno pohvalimo, kadar ni ničesar hvale vrednega? Denimo, da naši sodelavci vedno opravijo zgolj najnižje zahtevane norme. Če bi jih v tem primeru pohvalili, bi pri njih še okrepili občutek, da delajo tisto, kar od njih pričakujemo. Kritiziranje bi po drugi strani v njih zanetilo upor: »Saj vendar opravim svoje delo.« Takrat lahko sodelavcu namenite drugačno nalogo, ki ni povezana z omenjenimi normami in ga po opravljenem delu pohvalite za dobro opravljeno delo. Ko to naredite večkrat, se bo moč pozitivne spodbude povečala in z njo tudi pozitivnejši odnos do dela.
Če želite, da je pohvala še učinkovitejša, naj bo specifična. Namesto da rečete: »Dobro si naredil,« recite raje: »Način, kako si se lotil reklamacije zadnje stranke, kaže na profesionalen odnos, ki ga želimo razvijati v našem podjetju.« S tem boste svoji pohvali dodali dokaz, ki jo bo naredil še bolj prepričljivo in verodostojno.
Lahko pa si pomagate tudi tako, da pohvalo napišete. Pri tem upoštevajte nasvet Leeja Iacocce, ki v svojem življenjepisu pravi, da kadar mora nekoga pograjati, to opravi ustno, za pohvalo za dobro opravljeno delo pa vedno napiše pismo oziroma sporočilo.
Zaposleni bodo razvijali in vzdrževali pozitivne odnose, če bodo imeli občutek, da jih cenite in spoštujete. To pa dosežete z dajanjem pozitivne spodbude, ki je specifična in iskrena.
Sodelavci so vaši partnerji
Zaposleni so eden najpomembnejših deležnikov v vašem podjetju. Če se zavedate, da so vaši ljudje ključni konkurenčni dejavnik v današnjem vedno bolj dinamičnem in spreminjajočem se poslovnem okolju, lahko svoje sodelavce vidite tudi kot svoje interne stranke (kupci vaših izdelkov in storitev so vaše eksterne stranke). Pri ravnanju z njimi naj bi torej veljala podobna napotila kot za vaše kupce. Zato lahko za učinkovito komunikacijo s problematičnimi zaposlenimi uporabimo tudi navodila, kako komunicirati z zahtevnimi strankami.
-
Vživite se v položaj stranke
-
Bodite dober poslušalec
-
Stranka ima pravico do zahteve, lahko pa se pokaže, da ji ni mogoče ugoditi
-
Komunicirajte s spoštovanjem
-
Poosebite komunikacijo
-
Ustavite notranji monolog
-
Parafrazirajte sporočilo stranke
-
Preverite podrobnosti
-
Kaj je stranka v navajanju izpustila in zakaj
-
Po možnosti si zapišite sporočilo
-
Spremljajte neverbalno komunikacijo
Ustvarjalna navzkrižja
Ob dobrem poznavanju vseh svojih sodelavcev in vlog, ki jih igrajo v timu, mora dober menedžer doseči, da bodo ljudje, ki jih potrebuje za udejanjanje poslovnih odločitev, dolgoročno imeli skupne interese. V timu, kjer se posamezniki dopolnjujejo, pa zaradi kompleksnosti prihaja tudi do navzkrižij. Ta so povsem vsakdanji del procesa upravljanja. Menedžmenta brez navzkrižij ni. Ključ do obvladovanja sprememb je torej v tem, da rušilna navzkrižja pretvorimo v ustvarjalna, konstruktivna.
Dober menedžer mora zato v podjetju ustvariti okolje za uspešno sporazumevanje in vzajemno spoštovanje. Le tako je mogoče v procesih učenja dosegati sinergijske učinke ustvarjalnih navzkrižij, ki izhajajo iz raznolikosti ljudi v timu. Aktivno je treba razvijati tudi medsebojno zaupanje med zaposlenimi, kar pripelje do sodelovanja in sožitja različnih pogledov zaposlenih.
Dober menedžment je torej timsko delo, ki temelji na vzajemnem zaupanju in spoštovanju ter sodelovanju in sporazumevanju. Zatorej so dobri menedžerji ljudje, ki:
-
imajo prožen slog vodenja,
-
poznajo sami sebe,
-
se zavedajo svojega učinka na druge,
-
imajo uravnoteženo mnenje o sebi,
-
sprejemajo svoje slabosti,
-
lahko prepoznajo prednosti v drugih,
-
sprejemajo druge, ki so drugačni,
-
lahko brzdajo navzkrižja,
-
ustvarijo okolje, ki omogoča učenje.
Tak menedžer si bo vzel več časa za spoznavanje svojih sodelavcev, še posebej tistih z »negativnim« odnosom, in spremenil svoj odnos do njih. V njih ne bo več videl problematičnih sodelavcev, temveč ljudi s problemi. Tako bo uspešno ustvaril razmere za boljšo in učinkovitejšo komunikacijo z njimi.
Za konec dodajmo še splošni napotek, zlato pravilo komuniciranja: »Komunicirajte z drugimi tako, kot bi želeli, da drugi komunicirajo z vami.«
Vir: Moj spletni priročnik 35, 2.september 2008, JAPTI, Javna agencija RS za podjetništvo in tuje investicije - Socius d.d., Kontaktna oseba: Janez Žezlina, E-mail: janez.zezlina@socius.eu
