Kako uspešno voditi sestanek
“Prepričan sem, da je mogoče čas, ki ga porabimo na različnih sestankih, problemskih konferencah in posvetih, zmanjšati na samo četrtino.” Dale Carnegie
V vsaki organizaciji se občasno pojavi vprašanje, koliko so sestanki uspešni. Sestanki so zelo pomembni, ker omogočajo zaposlenim pridobiti informacije o dogajanjih v organizaciji in informacije o nosilcih nalog, hkrati pa omogočajo skupno dogovarjanje, načrtovanje in preverjanje. Velikokrat pa se zaposleni pritožujejo, da so sestanki neuspešni. Zaposleni pogosto zapuščajo sestanke z enakimi vprašanji, kot so jih imeli na začetku.
Posredujemo vam nekaj preprostih navodil, ki vam bodo pomagala bolj učinkoviteje voditi sestanke:
1. Sestanek začnite s kratko predstavitvijo problema. Nato preverite, ali so vsi sodelujoči razumeli povedano.
2. Vprašajte po vzrokih nastalega problema.
3. Vsake toliko časa povzemite povedano.
4. Sprašujte po možnih rešitvah problema in po dejstvih v podporo vsakega od predlogov.
5. Ko se vam zdi, da ste vsakemu predlogu posvetili dovolj pozornosti, naredite zaključek in dajte vse predloge na glasovanje.
6. Če je treba, izberite posameznika ali delovno skupino, ki bo poskrbela za uresničevanje sklepov.
7. Svoja mnenja in predloge izrazite čisto nazadnje - za vsemi ostalimi.
8. Vaša poglavitna naloga je usmerjanje in vodenje diskusije, ne pa sodelovanje v njej.
9. Parlamentarni sistem je bržkone odveč. Če pa je na sestanku več kot dvanajst udeležencev, potem mora vsak, ki želi priti do besede, dobiti odobritev vodje sestanka - torej vas. Udeleženec, ki želi spregovoriti, naj dvigne roko, vi pa mu daste besedo tako, da ga bodisi imenujete ali pa mu pokimate.
10. Poskrbite, da je diskusija tekoča in da se drži rdeče niti. Govori naj bodo kratki in jedrnati. Poudarjajte, da morajo biti govorci čimhitrejši. Če kdo prevečkrat ali predolgo govori, ga ustavite. Kadar kak govorec zaide na stranpot, ga takoj ustavite in ga opozorite na namen sestanka, to je rešitev problema.
11. Poskrbite, da v razpravi vsi prispevajo svoj delež, kar pa ne pomeni, da morate spraševati po mnenju enega za drugim.
KAKO SODELOVATI NA SESTANKU
Obenem bodo sestanki še mnogo učinkovitejši, če se bodo vsi sodelujoči ravnali po naslednjih pravilih:
• Med govorom ne stojte (razen pri velikih omizjih je bolje govoriti kar sede za mizo).
• Govor naj bo kratek in v tesni zvezi s problemom.
• Tudi glas je pomemben - govorite v vsakdanjem, pogovornem tonu.
• Ne pretresajte več alternativ naenkrat.
• Vsako svojo izjavo in predlog podprite s trdnimi dokazi. Kot dokaz lahko uporabite določen dogodek, statistike, mnenje strokovnjaka, demonstracijo, predmet za ilustracijo,analogijo ali poljubno kombinacijo vsega naštetega.
• Izogibajte se pavšalnim frazam
Prav gotovo se vam je že zgodilo, da so razprave na sestankih zašle v to smer:
“Seveda bo tole prava rešitev!”, “Jaz pa pravim, da ne bo!”, “Nimate prav!”, “O, pa imam”, “Ampak to, kar predlagam, se je že velikokrat izkazalo kot učinkovito!”, “Jaz pa o tem še nikoli nisem slišal!”, “In kaj potem - mnogokrat je to delovalo!”, “Vi niste pri pravi.”, “Mislite si, kar hočete, ampak vem, da so to zelo uspešno uporabljali!”, “No, kdo pa je to uporabljal?”, “Ne bi vedel njihovih imen, vem pa, da so zelo uspešno rešili težave na ta način!”
In tako dalje v nedogled. Same apriorne trditve, brez dejstev, dokazov ali česar koli oprijemljivega, prav ničesar, kar bi pripomoglo h konstruktivnim rešitvam.
Zato se izogibajte vsem izjavam, ki niso podprte s kakšnim oprijemljivim in relevantnim dokazom.
• Pozorno poslušajte vse govornike.
• Ne prekinjajte drugih med govorjenjem.
• Namesto, da nasprotujete, sprašujte. Če se s katerim od govornikov ne strinjate, se raje pozanimajte, zakaj kdo tako misli, kot da bi mu že na samem začetku oporekali. Tako lahko namreč pridobimo nadvse koristne informacije ali pa na problem pogledamo tudi z drugačne perspektive.
Prav gotovo bo upoštevanje vseh pravil in načel, ki smo jih našteli, bistveno izboljšalo vašo konstruktivnost in učinkovitost na sestankih in problemskih konferencah.
Vir in informacije: Voditeljski svetovalec, Socius d.d., Kontaktna oseba: Janez Žezlina, e-mail: janez.zezlina@socius.eu
