Deset najpogostejših e-mail napak
Če sodite med večino delovne populacije, potem elektronsko sporočilo oziroma e-mail redno uporabljate tako za interno službeno kot eksterno zasebno komuniciranje. Ker je e-mail neposredno sporočilo, ki ga prejemnik prejme nemudoma ali v zelo kratkem času od vašega pošiljanja in zaradi relativno nevsiljive metode komunikacije, je tovrstno komuniciranje praktično izpodrinilo vse ostale načine sporočanja - okrožnica, pismo, telefax, telefon itd. Po najnovejših raziskavah, kar 65% zaposlenih (zlasti v administraciji, v pisarnah) daje elektronskemu sporočanju prednost pred ostalimi metodami sporočanja.
Vendar preden pritisnete "pošlji" ali "send", ki v hipu vaše sporočilo pošlje na naslovnika, vseeno še enkrat preberite vsebino vašega elektronskega sporočila. Ravno hitrost prenosa podatkov, je lahko tudi vaš največji "sovražnik" pri onemogočenem popravljanju lapsuzov oziroma napak v sporočilu. Zato si oglejmo deset najpogostejših napak, ki jih zaradi naglice in rutinskega dela, storimo pri pošiljanju e-mailov.
1. Nejasen, nerazločen naslov sporočila
Naslov sporočila je zelo pomemben del. Glede na dejstvo, da dnevno prejemamo na desetine e-mailov in katerih večinoma nimamo časa vseh pregledati, vsaj ne takoj in si jih "pustimo" za naslednji dan, je naslov sporočila, ki ga pošiljamo, izredno pomemben. Naslov mora prejemnika prepričati, da je sporočilo dovolj pomembno, da ga prebere takoj in se tudi nanj takoj odzove.
2. Brez podpisa
Sporočilo brez podpisa ali z nepopolnim podpisom je ravno tako slab "znak" kot "mlahavo" rokovanje. Oboje pusti vtis neprofesionalnosti. Podpis na koncu elektronskega sporočila mora poleg navedbe vašega imena in priimka, vedno vsebovati tudi vaš e-mail naslov, ime in naslov podjetja, v katerem ste zaposleni ter telefonske številke, kamor vas lahko kontaktirajo.
3. Preverite slovnico in pravilno črkovanje
Zaradi stalnega hitenja velikokrat pozabimo na slovnico v tekstu. Ne zanašajte se le na računalnikovo preverjanje črkovanja in slovnice. Tekst vedno preberite vsaj dvakrat in preverite črkovanje besed in sestavo sestavkov. In vedno tvorite polne stavke. Ne uporabljajte kratic, okrajšav ali črk namesto posameznih zlogov v besedi.
4. Bodite kratki in jedrnati
Ne pišite celih romanov. Vsebina sporočila naj bo kratka in jedrnata, naj zajema vse poglavitne sestavne dela vašega sporočila, brez nepotrebnih čustvenih in drugih dodatkov.
5. NE KRIČITE
Uporaba velikih tiskanih črk v spletnem bontonu pomeni kričanje, poudarjanje. Zato jih uporabljate samo, ko je to zares potrebno. Nikar ne pišite celotnega sporočila z velikimi tiskanimi črkami.
6. Dvoumne besede in humor
V poslovnem svetu je dvoumnost lahko dvorezni meč. Zato bodite pri poslovnem komuniciranju kar se da direktni in ne dopuščajte, da bi si prejemnik določeno besedo ali stavek interpretiral po svoje. To zlasti velja, če v tekst vključite humor. Humor v poslovnem svetu je zelo kočljiva zadeva. Prejemnik ga lahko dojame kot žalitev, poniževanje.
7. Pošiljanje "prevelikih" datotek
Včasih je dobro preveriti, če lahko prejemnik sploh sprejme vaše sporočilo s pripono datoteke v velikosti nekaj MBytov. Poleg tega si nihče ne želi prejemati "ogromnih" e-mailov, saj mu tako prehitro zapolnijo "inbox". To je zlasti pomembno v času dopustov, ko na strežniku po teden, dva ali več ostajajo neprebrana sporočila.
8. Poslano na napačen naslov
Sploh ni potrebno komentirati! Vedno preverite, ali pošiljate na pravi naslov!
9. Ne mešajte zabave in službe
Praviloma (če tako pravijo pravila v vaši delovni organizaciji) bi morali službeno opremo uporabljati zgolj za službene namene. To velja tudi za pošiljanje elektronskih sporočil.
10. Čezmerno pošiljanje e-mailov
Ste eden tistih, ki ljudi dobesedno zasujete z e-maili. Za vsako malenkost, vprašanje, dilemo pošljete e-mail. Pa četudi to pomeni vsakih 5 minut eno sporočilo. Določite čas v dnevu, ki ga namenite pošiljanju elektronskih sporočil. Medtem si preko dneva na list papirja zapisujte vprašanja in sporočila, ki jih imate namen z elektronsko pošto poslati na posameznega prejemnika. Hvaležni vam bodo!
Povzeto po www.msn.com - Top 10 E-mail Mistakes, Are you making them?, By Robert Half International
