Interno komuniciranje v podjetju
So vsi zaposleni v vašem podjetju seznanjeni s strategijo in vizijo?
Komuniciranje v podjetju je pomemben dejavnik, ki lahko tako pozitivno kot tudi negativno vpliva na organizacijsko kulturo, delovno uspešnost, zadovoljstvo zaposlenih, predvsem pa na pretok informacij. Podjetja, ki imajo interno komuniciranje dobro urejeno, so po navadi uspešnejša in imajo bolj zadovoljne zaposlene. Zakaj je torej komuniciranje tako pomemben vidik strategije podjetja in kdo je zadolžen, da se z njim ukvarja?
Ali se vaši zaposleni pritožujejo, da nič ne vedo? Se o vas širijo govorice v podjetju? Ste pomislili, da za vse skupaj niso krivi vaši sodelavci, ampak sistem, v katerega vstopajo vsak dan in v njem delajo.
Interno komuniciranje v podjetju je včasih faktor, ki lahko pripelje tudi do znižanja dobička podjetij, zato bi se z njim morali ukvarjati tudi menedžerji, ki jim je mar samo za direktni dobiček. Če internega komuniciranja nimamo urejenega pravilno in transparentno ter če nimamo politike deljenja vseh relevantnih poslovnih informacij vsem sodelavcem, lahko pride do govoric, ki po navadi nimajo dobrih posledic. Se še spomnite igre telefončki, ki smo se jo vsi igrali kot otroci? Na koncu je vedno prišlo ven nekaj drugega kot na začetku, saj danes vsi vemo, da se skozi prenos informacij popači kar 70 odstotkov podatkov. Kljub temu se danes večina slovenskih podjetij igra prav to igro. Posledica tega so neinformirani zaposleni, ki so frustrirani, negotovi, nezadovoljni ter delujejo pod stresom.
Po drugi strani so se nekatera uspešna slovenska podjetja izognila veliki medijski gonji zaradi odpuščanja, ker so ukrepe pravilno skomunicirala tako s sindikatom (interno) kot tudi z zunanjo javnostjo (eksterno).
Današnji izzivi internega komuniciranja
V današnjem času vsi nekaj prodajamo. S tem razlogom se troši velike količine denarja za marketing, odnose z javnostjo in druge oblike eksternega komuniciranja. Koliko sredstev (po navadi jih sploh ni potrebno zelo veliko) pa se porabi za interno komuniciranje v podjetju? V malih nič, v velikih pa je relativni odstotek tega tudi do 15-krat manjši kot strošek, porabljen za eksterno komuniciranje. Kaj je torej problem večine menedžerjev in kadrovskih strokovnjakov, da se ne lotevajo tako pomembne teme, kot je interno komuniciranje, ki bi moralo biti ena glavnih strateških usmeritev vsake kadrovske službe oz. vsakega direktorja? Problem je, da večina podjetnikov hoče videti takojšnje rezultate in ROI (return on investment), ti pa se ob procesih, kot je interno komuniciranje v podjetju, ne pokažejo takoj, ampak v daljšem časovnem obdobju. Izziv današnjemu gospodarstvu je tudi, da je interno komuniciranje pogosto bolj pomembno kot eksterno, saj naši zaposleni predstavljajo ambasadorje našega podjetja in o njem lahko širijo tako dober kot tudi slab glas.
Drugi izziv internega komuniciranja pa je kvaliteta tega. Ko se podjetje odloči za implementacijo sistema internega komuniciranja (letni razgovori, interni časopis, redno obveščanje o poslovnih informacijah podjetja …), je pogost problem, na katerega naletijo, ta, da hočejo s svojimi zaposlenimi imeti enosmerno komunikacijo, ne pričakujejo pa »feedbacka«. Pogosto se tudi zgodi, da zaposleni do vodstva nimajo zaupanja, zato se dajanja »feedbacka« ne poslužujejo, ker se bojijo, da se jim bodo zgodile sankcije, če bodo izrazili svoje mnenje do podjetja.
Se izplača?
Seveda se izplača: boljše je delati z zadovoljnimi zaposlenimi, ki imajo vse informacije, ki jih potrebujejo, in vedo, da lahko vedno gredo v direktorjevo pisarno in povedo svoje mnenje. Posledica internega komuniciranja je tudi, da imate vse sodelavce na isti ladji ter da vsi veslajo v isto smer kot vodstvo (so torej seznanjeni z vizijo in strategijo podjetja).
Interno komuniciranje se torej vsekakor izplača. Zaposleni so zadovoljni, ker so seznanjeni z vizijo, tisti bolj produktivni pa naredijo več v istem času in na koncu tudi sami delajo dobro reklamo podjetju.
Mojca Osolnik Videmšek, generalna sekretarka NLB
M.D.: Kaj za vas osebno pomeni komuniciranje v podjetju?
M. Osolnik Videmšek: »V NLB se zavedamo, da je odprta, poštena in jasna komunikacija na vseh nivojih (med sodelavci, vodij, strankami …) eden od pomembnih pogojev za dolgoročno uspešnost podjetja. Brez medsebojne izmenjave idej, načrtov, informacij … podjetje ne more uspešno in učinkovito poslovati, obenem pa je to pogoj za zadovoljstvo in motiviranost delavcev.«
M.D.: Kakšna orodja za interno komuniciranje uporabljate v vašem podjetju?
M. Osolnik Videmšek: »S sprejeto Strategijo komuniciranja z internimi javnostmi v NLB že vrsto let uspešno uporabljamo številne poti za komuniciranje z zaposlenimi.
NLBnet (intranet NLB) zaposlenim ponuja možnost medsebojnega komuniciranja in sodelovanja ter omogoča dostop do številnih informacij in podatkov. NLBnet je zaposlenim na voljo vsak trenutek in je tako rekoč nepogrešljiv pripomoček pri vsakdanjem delu in informiranju zaposlenih.
Z Internimi E-novicami vse sodelavce po e-pošti tedensko obveščamo o aktualnih obvestilih in novicah, o zanimivih temah z različnih področij, organiziramo zbiranje humanitarnih prispevkov …
Interni časopis NLB Mozaik na drugačen, slikovit in sproščen način prinaša zanimive teme, od strateških do tistih, ki se dogajajo 'med nami'. V celoti ga kreirajo zaposleni, štipendisti in upokojenci NLB.
V NLB se zavedamo, da je mobilnost zaposlenih priložnost za razvoj posameznikov in jo vzpodbujamo. Zato vsa prosta delovna mesta v okviru NLB in NLB Skupine v Sloveniji redno (praviloma enkrat na mesec) objavljamo v Kadrovskem barometru, s trimesečnim terminskim načrtom izobraževanja pa predstavljamo izobraževalne programe za zaposlene.
Seveda pisna in elektronska komunikacija na moreta v celoti nadomestiti osebnih stikov med delavci. Najpogostejša oblika internega komuniciranja so tako redni delovni sestanki na različnih nivojih, s ciljem izmenjave mnenj in hitrejšega pretoka informacij. Pri predsedniku uprave vsak teden potekajo 'dnevi odprtih vrat', tudi odziv na akcijo zbiranja koristnih predlogov in pobud za izboljšanje poslovanja, ki poteka pod pokroviteljstvom uprave, je vsako leto večji.
Pomembno obliko medsebojnega druženja in komuniciranja pa predstavljajo tudi številna neformalna srečanja zaposlenih na zimskih in letnih športnih igrah NLB Skupine, srečanja za novo zaposlene delavce, redna srečanja in letni zbori bančnih upokojencev, sindikalni izleti, aktivnosti v okviru Bančnega športnega društva, novoletna srečanja vseh zaposlenih …
Da smo na pravi poti, nam potrjujejo tudi rezultati organizacijske klime, ki jo merimo vsaki dve leti. Rezultati zadnjega merjenja so pokazali, da smo zaposleni v NLB v primerjavi s slovenskim povprečjem zadovoljni z notranjim komuniciranjem in informiranjem.
Smo pa v NLB prepričani in odločeni, da na tem področju naredimo še korak naprej. Usmerjeni smo predvsem v vzpodbujanje dvosmernega komuniciranja ter vzpodbujanje vsakega posameznika, da pri svojem delu in v odnosu do sodelavcev prispeva ter osmisli ne samo svoje strokovno znanje in izkušnje, ampak tudi del svojega občutja, svoje osebnosti.«
Vanda Pečjak, kadrovska direktorica, članica poslovodstva, Sava Tires, družba za proizvodnjo pnevmatik, d. o. o.
M.D.: Kaj za vas osebno pomeni komuniciranje v podjetju?
V. Pečjak: »Komuniciranje pomeni to, da so informacije oblikovane natančno, pravočasno ter da vsebujejo ključna sporočila.
Osebna prioriteta so osebne komunikacije v obliki osebnih pogovorov, sestankov, čeprav se zavedamo, da je treba za določene teme oz. stvari uporabljati tudi druga komunikacijska orodja.
Z vidika zaposlenih lahko rečem, da so vodilni in vodstveni delavci pomemben vzornik za dobro ali slabo komuniciranje.«
M.D.: Kakšna orodja za interno komuniciranje uporabljate v vašem podjetju?
V. Pečjak: »V našem podjetju obstaja celotna struktura komunikacijskih orodij za interno in eksterno komuniciranje. Interno komuniciranje prilagajamo tudi značilnostim ciljne skupine. Orodja, ki jih uporabljamo, so: informacijske table, interni časopisi, e-sporočila, intranet, različni delovni sestanki, poslovne konference, press konference.
V zadnjih nekaj letih poudarjamo osebno komunikacijo, ker želimo izboljšati diskusijo od spodaj navzgor in ne samo obratno.
Pogosto se tudi zgodi, da zaposleni do vodstva nimajo zaupanja, zato se dajanja »feedbacka« ne poslužujejo, ker se bojijo, da se jim bodo zgodile sankcije, če bodo izrazili svoje mnenje do podjetja.
Matej Forte
www.mojedelo.com
