Kaj obeta vaša poslovna prihodnost?
Dobro pripravljen letni plan prinaša mnoge koristi, kljub temu pa se v marsikaterem podjetju še vedno izogibajo planiranja. Poglejmo, zakaj sploh planirati, kako se lotiti priprave plana in kako ga uporabljati.
Odgovor na vprašanje, kakšna je vaša poslovna prihodnost, bi zato moral biti preprost – poglejte v naš letni plan! Seveda – če ste ga letos pripravili in tudi spravili na papir. Pa ste ga? Če ga niste, delite usodo z mnogimi ostalimi podjetniki, ki se sicer zavedajo, da je plan dobra priprava na prihajajoče leto, pa zanj niso našli časa ali preprosto niso vedeli, s katere strani naj ugriznejo v kislo jabolko planiranja. Mnogo manjših podjetij zato posluje brez letnega plana ali pa ta v grobih številkah ostaja v glavi direktorja, skrbno skrit pred ostalimi sodelavci skupaj z ostalimi poslovnimi skrivnostmi.
Za vse dvomljivce: zakaj planiramo
Morda najprej – zakaj NE planiramo. Gotovo ne zato, da bomo plan pospravili v omaro do naslednjega leta. Plan je tista usmeritev, iz katere naj bo jasno, kaj bomo v prihodnjem letu počeli (in koliko bomo zaslužili). Pripravil vas bo na leto pred vami, tako da boste izkoristili priložnosti za napredek in se izognili pastem. In ravno v tem je ključna vrednost plana.
- Bolje izkoristimo priložnosti. Med planiranjem razmislimo o tem, kako bi lahko bolje izkoristili svoj potencial in kje nas čakajo poslovne priložnosti. Vprašajmo se, kaj zahtevajo naši potrošniki in kaj jim ponuja konkurenca. Katera regija obeta veliko rast in kako jo bomo zadovoljili? Če nam bo prodaja v neki regiji visoko zrasla, je to seveda pozitivno za naš razvoj, še več pa bomo od tega imeli, če bomo to rast predvideli in jo pričakali pripravljeni. Naj planiranje postane čas za razmislek o temeljnih razvojnih možnostih podjetja.
- Izognimo se nevarnostim. Nas lahko v naslednjem letu povozi konkurenca ali sesutje trga in nam to oklesti prodajni rezultat in dobiček? Bodo inovativni proizvodi zasenčili našo ponudbo? V tem primeru se moramo na leto dobro pripraviti in naša pričakovanja podpreti s finančnim izračunom.
Kako pristopimo k pripravi plana
Plan naredimo pred koncem tekočega leta in začnemo novo leto z jasno vizijo o tem, katera področja moramo osvojiti in kaj moramo narediti, da nam bo to uspelo. Tako bomo imeli dovolj časa za pripravo prodajnih akcij, izobraževanje sodelavcev in iskanje novih kadrov. Predvsem naj plan za nas pomeni razmislek o poslovanju podjetja, ki ga nato prelijemo v številke.
Najprej zberimo finančne podatke za tekoče leto in ocenimo letni rezultat. Če plan pripravljamo na primer novembra, uporabimo podatke do konca oktobra in jih dopolnimo z oceno za zadnja dva meseca. Ko zbiramo številke za tekoče leto, pripravimo izkaz poslovnega izida, ki ima bolj razdrobljene za nas pomembne postavke, združene pa tiste postavke, kjer drobitev ni zanimiva... Prihodke na primer razdelimo po ključnih trgih in ključnih proizvodih, med stroški pa izpostavimo tiste, ki so vrednostno pomembni, ostale pa združimo v skupno postavko 'Ostalo'. Nepomembne postavke lahko izpustimo.
Ko smo pripravili podatke o sedanjem poslovanju, jih prilagodimo našim pričakovanjem o poslovanju v prihodnjem letu. Za vsako vrsto prihodkov in stroškov posebej se vprašamo, kako se bo v prihodnjem letu spremenila. Bomo vstopili na nove trge z novimi proizvodi? Pričakujemo podražitev goriva? Bomo zaposlili novega sodelavca? Bomo povišali cene? Bomo izgubili pomembnega kupca? Nam bo nova konkurenca oklestila prihodke? Se bomo z dobavitelji dogovorili za boljše rabate? Ko si odgovorimo na ta vprašanja, naredimo prilagoditev prihodkov in stroškov.
Nekaj praktičnih napotkov
Planiranje na škatlici vžigalic. Nekoč mi je zelo uspešen direktor prodaje dejal, da je vsak dober plan (najprej) pripravljen na škatlici vžigalic. Bistvo njegovega nasveta je, da se planiranja lotimo z grobimi številkami in podrobnosti dodajamo šele v kasnejših fazah. Tako na primer najprej ocenimo gibanje prometa in marž ter nekaterih ključnih stroškov. Tak grob plan nam lahko poda že kar dobro sliko o tem, kam naše podjetje pluje in kaj moramo narediti, da ga napotimo na pravo smer. Osredotočimo se na ključne postavke.
Plan naj bo realen. Ne pustimo, da nas planiranje ponese med oblake. Zlasti pri določanju rasti prodaje bodimo previdni. Primerjajmo pričakovano rast z dejansko rastjo preteklih let in upoštevajmo morebitno zasičenost trga. Za vsako postavko se tudi kritično vprašajmo, kakšne prepreke bi nam lahko preprečile, da bi plan dosegli. Če lahko te prepreke presežemo, si to zastavimo kot cilj, če ne, prilagodimo plan.
Zapišimo. Vse predpostavke, ki smo jih upoštevali pri pripravi plana, naj ostanejo zapisane. Informacija nam bo prišla zelo prav, ko bomo naslednje leto zbirali podatke o dejanskem poslovanju in se spraševali, zakaj se med planom in doseženimi rezultati pojavljajo take razlike.
Vključimo sodelavce. Kdo bo bolje vedel o tem, kako se bo gibala prodaja v prihodnje, kot vaš vodja prodaje? Kdo bo več vedel o gibanju obrestnih mer in ugodnih ponudbah kreditov kot vaš računovodja? Naj bo planiranje priložnost za vse, da se vključijo v razmišljanje o prihodnosti podjetja in naj vsak zaposleni prispeva svoja znanja...
In potem?
Plan je pripravljen in nam kaže nadaljevanje uspešnega trenda v naslednjem letu. Preostaja nam le, da številke spravimo v življenje. Priprava plana pomeni šele začetek njegovega življenja. Poglejmo, kako ga bomo v prihodnjem letu uporabili.
Nagrajevanje v skladu z doseganjem plana... Ko smo pripravili plan in vanj uspešno vključili mnenja sodelavcev, plan izkoristimo tudi kot managersko orodje. 'Razdelimo' plan med zaposlene, tako da jim določimo osebne cilje, ki bodo vezani na rezultate. Obljubimo nagrado za doseganje osebnih ciljev. Vežemo jih lahko neposredno na dobiček, vendar to ni nujno niti ni najbolj vzpodbudno za vse, saj razen direktorja nihče od zaposlenih ne vpliva na rezultat kot celoto. Vsak zaposleni naj ima take cilje, na katere samostojno vpliva. Vodja prodaje naj bo motiviran za rast prodaje, vodja financ za zmanjšanje stroškov financiranja, vodja projektov za njihovo uspešno realizacijo.
Plan kot orodje za kontroling... Tudi če se naši načrti ne bodo odvijali povsem v skladu s pričakovanji, bo naš plan zapisan in nas bo vse leto opozarjal na našo temeljno usmeritev. Ko pregledujemo vmesne rezultate, jih primerjajmo s planiranimi in se posvetimo odstopanjem. Zakaj smo v segmentu A v prvem trimesečju prodali 20 odstotkov manj, kot smo načrtovali? Je konkurenca bolj agresivna kot lani? Uporablja druge trženjske pristope? So naši proizvodi zastareli? Je novi regijski manager manj učinkovit kot prejšnji? Določimo si, kako pogosto se bomo primerjali s planom, in ko to počnemo, se ne zaprimo sami v pisarno, ampak organizirajmo delovni sestanek z ekipo. Omejimo se na pomembna odstopanja in se dogovorimo, kako bomo ukrepali, da obvladamo situacijo.
Plan kot vzvod za motivacijo. Ljudje imamo radi občutek dosežka, ko sklenemo dober posel, zaključimo projekt ali vsaj prečrtamo točko s spiska 'NAREDI'. Zato delimo informacije o doseganju rezultatov s sodelavci in skupaj praznujmo nove zmage. Če bomo iz plana izluščili nekaj konkretnih strateških ciljev in jih obesili na steno pisarne, bodo vsak dan vzpodbujali celotno ekipo. Vgradimo v sodelavce zavedanje, da soustvarjajo prihodnost podjetja in sooblikujejo njegovo strategijo.
Imate pomisleke?
Niste prvi niti edini. Naslednji pomisleki so najpogostejši:
- Nisem finančnik in to ni moje področje. Pa ste prepričani, da je planiranje področje finančnikov? Pravzaprav je planiranje ena temeljnih nalog direktorja, kot je njegova naloga iskanje poslovnih priložnosti in določanje strategije podjetja. Vi ste tisti, ki določate, kaj hočete doseči in kaj boste za dosego ciljev potrebovali. Za planiranje morda potrebujete pomoč pri urejanju številk, ki bodo vaše ideje prelile na papir, vendar je to gotovo lažji del posla.
- To je samo kup številk za birokrate. No, če se je plan zaključil pri kupu številk, imate morda prav. Vendar plan ne sme ostati pri tem, KAJ bomo naredili, ampak moramo opredeliti tudi, KAKO ga bomo dosegli. Ta KAKO pa izraža bistvo dobrega vodenja in vanj lahko vgradite vsa svoja managerska znanja.
- Nimam časa, da bi planiral. Narobe. Dobro planiranje vam prihrani veliko časa in denarja, saj boste pripravljeni, da sprejmete izzive in se izognete poslovnim čerem. Ne samo finančno planiranje, tudi planiranje nasploh omogoča časovne prihranke. Neka raziskava je potrdila, da vsakih osem minut planiranja v prihodnosti prihrani eno uro časa. In to je kar donosna investicija.
Vir in informacije: Podjetnik, Julij 2008, www.podjetnik.si, Avtor: Nika Sandera
